上周三早上八点，行政部老陈在群里发了一张照片：茶水间水槽堆满隔夜杯子，微波炉门敞着，咖啡机滴水盘溢了一地。配文就两个字：‘谁值的？’

没人回。

我们公司有12个保洁员，分早晚两班，早班负责晨间清洁和上午补扫，晚班做下班后的深度打扫。按理说责任分明，可最近这类‘没人认领’的现场越来越多。起初以为是临时替班没交接好，后来发现——打卡记录和实际工作量对不上。

比如王阿姨，打卡显示她每天7:15到岗，11:30离岗，标准四小时。但监控里，她经常九点半才进大楼，中午十二点还在擦楼梯。更奇怪的是，考勤系统里她的工时一直是满的。

问题出在‘弹性工时’上。为了照顾住得远的阿姨们，公司允许她们在规定时间段内自由调整上下班时间，只要凑够四个小时就行。初衷是人性化管理，结果变成了‘打卡自由，干活模糊’。

行政部试过Excel排班表，加了颜色标注、备注栏，甚至用条件格式标红异常打卡。但一遇到临时调班、请假、加班补扫，表格就乱成一团。有人在微信私聊改班次，有人手写纸条贴在值班室门后，信息分散得像撒了一地的瓜子壳，怎么都捡不齐。

真正发现问题的，是财务。月底结算保洁费用时，发现有三位阿姨的打卡总时长超出了合同约定上限，但她们坚称‘没多干’。一查监控，原来是打卡机故障，重复记录了进出。财务拒付超时费，保洁队意见很大，差点闹到人事。

这时候，IT部的小李提了个建议：别用静态表格管动态流程，试试能自己搭的管理系统。

他拿蓝点通用管理系统做了个试点。先建了三个模块：人员档案、排班计划、打卡日志。重点是‘排班计划’这个部分，他设了几个自定义字段：班次类型（早/晚/替班）、计划时段、实际打卡区间、是否启用弹性规则、责任人确认。

最关键的是加了个‘冲突预警’功能。系统会自动比对打卡机数据和排班计划，一旦发现打卡时间不在计划区间内，或者总时长异常，就会标黄提醒，并推通知给行政和保洁组长。

他还让每位保洁员在完成当日任务后，在手机端点一下‘任务确认’，上传一张茶水间或卫生间的照片作为完工凭证。这下，‘干没干’和‘打没打卡’终于分开了。

试运行第一周，系统揪出三个长期‘早打卡晚到岗’的情况，也发现了两位阿姨因忘打卡导致工时缺失的问题。行政拿着数据跟保洁公司沟通，对方没法再用‘口头汇报’搪塞，很快调整了管理方式。

现在，每周一早上，系统自动生成一份《保洁服务执行报告》，包含出勤率、任务完成率、异常事件清单。行政不再靠肉眼翻打卡记录，也不用在群里吼人。王阿姨说，现在反而轻松了，“反正干了活就有证据，不用解释那么多”。

其实很多管理问题，不是人不负责，而是工具太钝。一张Excel表，再花哨也只是个容器，装不下动态的流程和人的变通。而真正的管理软件，不该是把线下流程搬到线上，而是让人能根据实际情况，快速调整规则，留下痕迹，分清责任。

听说隔壁部门最近也在悄悄用蓝点搭会议室使用登记表，加了‘设备检查’和‘清洁反馈’两个自定义环节。以前开完会谁都不收拾，现在主持人扫码签退时得拍张桌面照，不然流程走不完。变化不大，但挺有效。