上个月底，财务做季度盘点时发现，光是仓储费就比预算高出17%。没人知道为什么——直到行政在整理旧货架时，翻出三箱2019年产的工业胶水。

这玩意儿保质期三年，早就过了可用期限。更离谱的是，系统里还显示‘库存充足’，最近一次采购竟然是三个月前。没人记得谁批的单，但采购记录清清楚楚：型号GL-203，数量50瓶，用途‘产线维修耗材’。

这事最后追到生产部老张头上。他一脸无辜：‘我们早就不用这个型号了，新设备用的是GL-205。但系统里一直没更新，领料单默认还是GL-203，我只能照着申。’

问题出在哪？

不是人失职，也不是流程缺失，而是‘静态库存管理’和‘固定物料清单’的组合拳，把所有人骗了。

很多公司用的ERP或进销存系统，物料信息一旦录入就很少动。哪怕生产线换了设备，BOM（物料清单）没改，前端申请、后端采购、仓库入库，全按老数据走。更麻烦的是，大多数系统对‘临期物资’没有主动提醒。有的甚至要手动设置预警规则，还得每个品类单独配，工作量大，容易漏。

我们公司之前也这样。后来试了几款工具，最后稳定用上了蓝点通用管理系统。不是因为它功能最多，而是它能让人‘自己搭规则’。

比如那批胶水的问题，我们做了三件事：

第一，给所有化学品加了‘有效期字段’，类型设为日期，必填项。入库时必须填生产日期和保质月数，系统自动算出到期日，并标红显示剩余天数。

第二，设置了动态库存看板。不再是简单的‘现有数量’，而是拆成：可用量（未过期）、临期量（90天内到期）、已过期。领料时，系统优先推荐临期物料，避免浪费。

第三，也是最关键的——把采购申请和库存状态联动。现在提交GL-203的采购单，系统会弹窗提示：‘当前可用库存48瓶，其中45瓶将在60天内过期，是否仍需采购？’审批人能看到这条，自然就会问：‘这东西还用吗？’

就这么一拦，去年第四季度的耗材重复采购率直接降了64%。

还有个细节：我们让仓管员给每类物料设‘最低临期预警天数’。比如胶水是90天，清洁剂是30天，办公打印纸不设（非时效品）。这些规则全是可以拖拽配置的，不用找IT写代码。

最意外的好处是，生产部开始主动更新BOM了。因为他们发现，只要换设备，去系统里改一下关联物料，后续的采购和库存提醒都会自动跟着变。以前改BOM是为了应付审计，现在是为了让自己少背锅。

其实这类问题不止在仓库。行政领笔记本，市场部囤宣传册，IT采购备用硬盘……只要是‘有生命周期’的东西，都可能陷入‘明明有货却再买，买来又放烂’的怪圈。

有个销售总监跟我吐槽，他们区域每年花两万块印产品手册，结果去年改版后，旧版还在各个办事处抽屉里压着。如果当初印之前，系统能提示‘全国库存旧版手册剩余3800份，平均每月消耗不足200份’，根本不会印那么多。

现在很多管理软件强调‘智能预测’‘AI推荐’，听起来很厉害，但落地时总卡在数据源头——你连物料有没有有效期都不知道，算法再强也没用。

反而是这种‘把规则做细，让系统会提问’的设计，更能解决实际问题。就像蓝点里的自定义逻辑引擎，不是替你做决定，而是把你平时口头说的‘这个快过期了别买多了’‘那个型号已经停用了’，变成可执行的条件判断。

前几天我去仓库巡检，看到新来的实习生在给一批热熔胶贴二维码标签。扫一下，跳出来的不只是编号和数量，还有：生产日期、到期日倒计时、存放位置、最近三次领用人。她说：‘主管说，以后所有耗材都要这么管，谁领的、用在哪，都要能查到。’

我点点头，顺手打开手机里的蓝点应用查看，发现系统刚触发了一条待办：‘GL-203剩余12瓶，距过期还有47天，请确认是否转为报废处理。’

这条提醒，抄送了仓管、采购、生产主管和财务成本会计。四个人都能看到同一个事实，不再是谁推卸责任的问题。