行政部的打印机，总在最不该停的时候停机。上周五下午三点，全公司等着打印投标文件，机器突然红灯狂闪——碳粉没了。采购说没接到申请，仓库说库存为零，而负责补货的行政小李一脸茫然：‘我以为上个月已经报了啊。’后来才知道，他的申请还贴在打印机旁边那张泛黄的便利贴上，被咖啡渍糊了一角，谁也没注意。

这已经不是第一次了。我们办公室那台兄弟HL-L2368W，三年来换了17次硒鼓，有9次是临时抱佛脚，3次导致会议延期，还有一次，市场部做不出彩页，干脆把客户请来的茶歇取消了。每次出问题，大家就往机器边上贴一张纸条：‘缺粉！’‘换鼓！’‘救命！！’久而久之，白板旁边成了‘便利贴战场’，五颜六色，层层叠叠，像某种行为艺术。

直到新来的实习生小周问了一句：‘为啥不设个提醒？’

没人回答。因为过去我们也试过Excel表格共享，但更新滞后；用过微信群接龙，结果被红包和表情包淹没；甚至试过钉钉待办，可任务一多，谁还记得去点开一个叫‘办公耗材登记’的冷门事项？

小周没走寻常路。她听说技术部有人用蓝点通用管理系统搭了个请假流程，就跑去请教。回来后，她在系统里新建了一个‘耗材生命周期跟踪表’，字段不多，但很刁钻：设备编号、当前碳粉百分比、上次更换日期、预警阈值、责任人、自动通知对象。最关键是加了个‘打印计数联动’字段——每台打印机通过简易脚本上报打印页数，系统根据历史消耗模型自动估算剩余寿命。

她给每台设备设了三级预警：当预估剩余低于30%，发企业微信消息给行政专员；低于15%，抄送行政主管；低于5%，直接生成采购草稿单，推送给采购对接人。所有记录可追溯，谁看了、谁处理了，系统留痕。

上线第一周，IT老张不信邪，故意没理一条预警。三天后，他正要打印年度报告，打印机罢工。他翻记录，发现系统早在四天前就提醒‘预计剩余8页’，当时他正忙，随手点了‘忽略’。现在，系统自动生成了道歉模板：‘因未及时响应预警，本次故障归责于IT部张某。’老张哭笑不得，只好认栽。

三个月下来，打印机停机时间下降了82%。更意外的是，财务部发现了新用途——他们把这套逻辑搬去管发票本，设置‘领用登记+使用进度+回收确认’流程，再也没出现过‘谁拿走最后一本没登记’的扯皮。法务部也跟风，用来追踪合同用印次数，避免章子过度磨损。

最绝的是保洁阿姨王姨。她不懂系统，但发现会议室白板上的‘绿植浇水表’突然变得准时了。原来行政把绿植编号录入系统，按季节设定浇水周期，到点自动提醒。王姨说：‘以前靠脑子记，忙起来就忘。现在手机一震，就知道305室那盆龟背竹该喝水了。’

其实这套系统最厉害的不是功能，而是‘低门槛定制’。小周根本不会编程，只是拖拽字段、设置条件、选通知方式，十五分钟搞定。后来她离职前交接，只留下一张两页纸的操作说明，新人两天就上手了。

现在，那台打印机旁边终于干净了。唯一的贴纸是一张卡通笑脸，写着：‘我有系统罩着，别慌。’