办公室茶水间的冰箱上，贴着一张皱巴巴的A4纸，上面歪歪扭扭写着：‘酸奶没了’、‘咖啡只剩半袋’、‘求补可乐！’——这是我们行政组最初的‘补货系统’。

起初大家觉得挺有趣，像在玩模拟经营游戏。有人写完还画个哭脸，有人用荧光笔标红‘紧急！无糖气泡水告急！’。但两个月后，这张纸成了矛盾源头。采购说没收到通知，员工抱怨总是断货，行政小王每天被追着问：‘今天有咖啡吗？’

问题不在人懒，而在‘信息流’根本没闭环。谁该负责更新？补货后要不要撕掉纸条？如果多人同时填写，信息会不会重叠或遗漏？更麻烦的是，没人知道上周到底消耗了多少瓶牛奶，也无法预测下周该进多少货。

直到财务部老李随口说了一句：‘你们这不就是个微型供应链嘛？’

这句话点醒了我们。零食管理虽然不起眼，但它具备完整的管理要素：需求采集、库存记录、采购执行、到货确认、消耗追踪。缺的只是一个能把这些环节串起来的工具。

我们试过Excel共享表，结果三个人同时编辑，直接卡死；也用过某个打卡类APP做任务提醒，但没法关联库存数量，最后又退回到纸条时代。

后来技术部的小张推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实是能让人自己搭出想要的管理模块。他花了半天，建了个‘茶水间补货系统’，包含四个核心部分：

1. 实时库存表：每种饮品和零食都有独立条目，标注当前数量、安全库存线（比如咖啡豆低于100克就预警）。

2. 自动提醒规则：当某项库存低于设定值，系统自动给行政和采购发消息，标题直接写‘【补货提醒】咖啡豆剩余85克，建议今日下单’。

3. 补货工单流程：采购收到提醒后，在系统里点击‘已下单’，填入预计到货时间；到货后，行政扫码或手动更新库存，状态变为‘已入库’。

4. 消耗分析看板：每月自动生成图表，显示哪些品类消耗最快。我们这才发现，原来无糖茶饮的消耗量是含糖饮料的两倍，而大家以为最抢手的巧克力棒其实常年积压。

   

最妙的是，这个系统不是锁死的。行政小王自己加了个‘员工建议栏’，大家可以在系统里投票选下月想新增的零食。有次投票结果爆冷，咸味薯片战胜了巧克力，采购照单全收，结果一周内清空，证明数据比直觉靠谱。

用了三个月后，茶水间那张A4纸终于被撤了下来。但故事没结束。

市场部看到这套系统，悄悄复制了一份，改成‘宣传物料申领管理’，用来追踪易拉宝、传单的使用情况；HR也搞了个‘团建物资筹备表’，提前两周自动提醒购买活动当天的饮用水和点心。

其实很多管理问题，都不是大事。但正是这些‘小事’堆起来，决定了一个人愿不愿意继续在这儿上班。一杯随时能喝到的咖啡，一张不会突然消失的便利贴，背后是信息是否流动、责任是否清晰、反馈是否及时。

现在新来的实习生第一件事，不是找花名册，而是被带去看‘蓝点系统’里的茶水间页面。有人开玩笑说：‘以后面试题该改了——如果你发现咖啡断供，第一反应是写纸条，还是建个工单流？’