行政部的小张最近有点烦。每到月初，总有几个同事在群里问：‘我这个月在几楼？工位号是多少？’更离谱的是，上周新来的运营同事拎着电脑转了两层楼，最后坐在茶水间开了一天会——因为没人告诉她临时调整后的座位安排。

这事儿说大不大，说小不小。可每次换工位，行政就得重新发通知、改门牌、更新共享表格，还得挨个回答‘我旁边是谁’‘有没有插座’这种问题。最头疼的是，总有几个部门临时加人、调组、远程办公变现场，Excel 表格改来改去，版本一多就乱套了。

有次财务总监差点坐进了实习生区域，被拍下来发到公司群，配文‘领导微服私访’，笑是笑了，但小张心里憋屈：这不是管理漏洞吗？

她开始琢磨，能不能有个地方，既能实时看到谁坐在哪，又能让人自己申请调换、主管审批、自动同步信息？最好还能标出带电源的座位、靠窗的‘黄金位’、以及那张总有人抢的、能斜看夕阳的角落工位。

试过OA系统的组织架构模块，不行——那是按部门排的，不显示物理位置。也试过用在线协作文档画格子图，结果有人擅自拖动别人头像，搞得像‘工位连连看’。后来她听说隔壁公司用了什么‘蓝点通用管理系统’，说是啥都能自己搭。

抱着试试看的心态，她注册了个账号。第一天，她用里面的表单功能建了‘员工工位档案’，字段包括姓名、部门、工号、常驻楼层、偏好（比如‘要插座’‘别靠空调口’）、当前工位编号、使用状态。第二天，她用流程设计功能做了个‘工位调整申请’，谁想换座，填个表，直属主管批一下，行政确认后自动更新主表。第三天，她用数据视图搞了个‘可视化工位图’——其实就是把办公室平面图画成图片，再在上面打点，每个点关联一个工位编号，点击就能弹出当前使用者信息。

最让她得意的是加了个‘工位热度榜’。系统自动统计每个位置一个月被申请调换的次数，发现37号桌居然被申请了11次——原因很简单：正对空调、背靠墙、插座多、去厕所近。她顺手在系统里给这类‘高需求工位’加了个标签，叫‘能量位’，还设了规则：每人每月最多申请一次，避免垄断。

上线两周后，IT 部门的人跑来问她：‘你们那个工位图能接我们会议室系统吗？’原来他们发现，有些人预约会议室却不去，反而躲在空工位上开会。小张灵机一动，在工位系统里加了个‘临时占用’状态，选了某个工位开会，系统会自动推提醒给保洁和行政，避免误清理。

现在，新员工入职前，HR 会让她先登录系统，从可用工位里自选一个。选完自动触发审批流，通过后信息同步到门禁系统、考勤系统，连茶水间的微波炉旁都贴了二维码，扫一下就能查今天整层楼的工位占用情况。

前几天老板路过行政台，随口说了句：‘最近没听谁抱怨找座位了啊。’小张笑了笑，没提那套系统她只用了三天就搭好了，也没说她顺便用同样的逻辑做了‘固定资产绑定工位’的功能，现在每台显示器、主机都关联到了具体位置和责任人。

有时候管理不是非要大刀阔斧。可能就是一张会动的桌子图，让所有人不再为‘我该坐哪’浪费十分钟。