我们公司茶水间有台老式胶囊咖啡机，牌子不贵但员工依赖度奇高。每天上午九点半到十点，总有人端着杯子白跑一趟——机器没咖啡了，或者牛奶用完了。这事听起来小，可连续三周收到匿名吐槽邮件后，行政主管王姐坐不住了。

起初她安排保洁阿姨每早检查一次，结果发现下午三点又常断货。后来试行‘谁用完谁补’制度，执行三天就崩了——研发部小张喝完最后一颗咖啡胶囊后，顺手把空盒扔进垃圾桶，自己却忘了登记，第二天早晨七个人排队等咖啡，场面一度尴尬。

王姐开始琢磨，这其实是个典型的‘低频高影响’管理问题：补货频率不高，一旦缺货影响范围大，且责任人分散。传统做法是靠人盯人或贴纸条提醒，但信息滞后、责任模糊。她试过在群里接龙报库存，结果不到两天，消息就被项目进度和请假申请淹没。

直到她在同事推荐下用了蓝点通用管理系统。她说自己原本只是想做个简单的表格，结果发现这个软件能设置自动提醒、权限分级，还能绑定微信通知。她建了个‘茶水间物资动态表’，字段包括咖啡胶囊品牌、剩余数量、牛奶类型、临期预警、补货人签名等。每个品类设定了最低库存线，比如浓缩胶囊少于5颗时，系统自动给行政组全员发提醒。

更关键的是，她设置了‘消耗登记’流程：每次取用必须先在手机上登记数量，否则下次登录会弹出未完成记录的提示。这招看似麻烦，实则把‘被动补货’变成了‘主动反馈’。有人抱怨多此一举，但两周后数据出来了——原来市场部每周一上午消耗量是平日三倍，而周五下午几乎没人用牛奶。

基于这些真实使用数据，王姐调整了补货节奏：周一早上提前补双倍咖啡，周五不再配送鲜奶。还发现某个品牌的拿铁胶囊特别受欢迎，干脆取消其他冷门口味，腾出储物空间。

三个月下来，茶水间投诉归零，行政人力投入减少60%。最意外的是，这张表被财务部看到后，拿来改造成‘办公用品领用追踪表’；HR也参考逻辑做了‘生日礼品库存预警’。现在全公司有二十多个自定义管理表在运行，全是各部门自己搭的，没人再找IT写代码。

有一次新来的实习生问王姐：这系统是不是很贵？她笑说，基础功能免费，真正值钱的是那种‘把小事理清楚’的思路。就像她说的，管理不是非要解决惊天动地的大事，有时候让人每天早上顺利喝上一口咖啡，才是最实在的效率提升。