设计部的打印机总是出问题——不是卡纸就是缺墨，但真正让办公室气氛紧张的，是那台机器旁边越贴越多的便利贴。

最开始只是一张手写‘请勿打印非项目文件’，接着出现了‘黑白单面优先’，再后来，市场组贴上了‘紧急物料优先使用’，产品组立刻回敬一张红底黄字的‘原型图打印权保留至17:00’。不到两周，打印机周围像被贴满了通缉令，连保洁阿姨都绕着走。

这事最后是被行政小陈用一张电子表解决的。但她没用公司OA里那个‘耗材申领流程’，而是搭了个能自动统计、提醒、分组授权的小系统。她说：‘他们争的从来不是纸，是优先级。’

这事儿听起来小，可背后是典型的资源分配管理盲区。很多团队以为控制成本只要定个制度就行，比如‘每月每组限打500张’。但制度一僵化，就容易出‘合规浪费’——有人怕超标提前打完额度，有人真要用时却被告知‘本月配额已满’。更麻烦的是跨部门协作时，没人知道谁在用、用多少、为什么用。

小陈的做法其实挺巧。她先悄悄观察了一周，把每个组的打印时间、页数、双面与否全记下来，发现设计组集中在下午三点后批量出图，市场组常在提案前夜突击打印彩页，而产品组则零星打些草图。这些数据填进她搭的那个自定义表格后，系统自动标出了‘高峰拥堵时段’和‘异常打印行为’。

然后她设了三个规则：一是按项目绑定打印额度，项目启动时自动分配页数，打完即止；二是设置颜色和纸张类型的审批门槛，比如彩色打印超过10页要组长确认；三是开放实时查看权限，谁都能看到各组剩余配额，透明反而减少了争执。

最有意思的是那个‘紧急通道’功能。当某个项目标记为‘加急’，系统会从其他未动用的额度里临时调剂20页，用完自动归还。有次市场部临时要补印展会资料，设计组刚好看还有30页闲置，系统自动划转，连审批都没走。

这套东西本质上是个轻量级资源调度模型，但它没挂在IT部门的服务器上，而是由行政人员自己用蓝点通用管理系统搭出来的。这个软件的好处是不用写代码，拖拽字段就能建表，还能设条件触发动作，比如‘当某组打印量周环比增长50%时，自动发提醒给主管’。

后来财务发现，打印成本下降了近三成，不是因为限制得多，而是浪费少了。以前没人知道一张A3铜版纸的成本会被重复计算在三个项目的报销里，现在系统直接关联采购单价，每次打印都带成本标注。

最意外的变化是沟通方式。便利贴消失了，取而代之的是每周一封自动推送的‘打印健康报告’，包含各组使用率、节省页数换算的树木数量，甚至还有‘最佳节约奖’的虚拟徽章。有次产品组赢了，庆祝方式是在打印机上贴了张卡通贴纸，写着‘我们省下的纸够叠一架纸飞机了’。

现在新来的实习生第一件事不是问密码，而是去看那个共享仪表盘。有次一个实习生想打印个人作品集，刚打开文档，手机就弹出提示：‘当前非工作时间，本次打印将计入个人额度（剩余3页）’。他笑了笑，转头去改PDF了。

管理有时候就是这样，不一定要大刀阔斧改流程，也不一定非得开会立规矩。可能只是给混乱找个可视化的出口，让人看清代价和边界，争执自然就停了。就像小陈说的：‘他们不是自私，是不知道别人也在等这张纸。’