市场部每周五下午总有种诡异的安静，像是暴风雨前的宁静。人不少，但效率低得离谱。项目进度卡在最后一步，PPT改到第七版，文案还在等‘再微调一下’，而所有人都说自己‘在忙’。直到月底复盘，主管才发现：上个月三个重点活动，实际投入工时比预算多了47%——可大家嘴上都说‘没加太多班’。

问题出在哪？

我们用的是公司统一的OA系统，打卡、请假、报销都没问题，但没人记录‘具体在做什么’。一个策划写方案，可能同时回邮件、开短会、查竞品、改标题，这些动作分散在不同场景，最后只被记成‘工作8小时’。可真正决定项目节奏的，是那些零碎但关键的‘非结构化任务’——比如临时补图、紧急修改推送时间、协调KOL档期。

这些事没人专门管，也没人专门记。结果就是：活干了，但看不见；人累了，但说不清。最冤的是小李，上个月为一场直播连熬三晚，结果绩效考评时领导问：‘你这周报里怎么没体现？我以为你手头比较空。’

后来行政部推了个新工具，说是‘蓝点通用管理系统’，可以自己搭表格。起初大家都觉得麻烦，谁还想多填一张表？但小李试着建了个‘临时任务追踪表’，字段很简单：任务类型、关联项目、预估耗时、实际耗时、是否突发、负责人。他没强制别人填，只是每次开会前提醒一句：‘刚才说的那件事，我记下来了啊，算半小时。’

神奇的事发生了。

第一周，表格里冒出了17条‘原以为不值一提’的任务，累计耗时9.2小时。其中一条是‘帮销售部临时调整产品页文案’，占了两小时，而这件事根本不在市场部本月计划里。

第二周，有人开始主动登记。设计组的小王发现，她每周花在‘快速修图’上的时间平均超过5小时，全是临时插单。她把数据导出来，附在周报里，主管终于意识到：不是设计拖沓，是需求太碎。

第三周，部门开了个短会，主题叫‘我们到底在为什么加班’。表格拉出来一看，前三名全是‘跨部门救火’：财务要申报材料配图、HR要内推海报、法务要合规提示语。这些事单次不长，但频次高，还打断主线工作。

于是他们做了个小调整：设立‘临时任务额度’。每人每周最多承接3小时非计划工作，超出部分需主管确认优先级。同时，把高频需求标准化，比如法务提示语做成模板库，销售配图定好尺寸规范。

一个月后，周五下午的空气变了。PPT不再改第八版，因为大家清楚‘额外修改=占用下周额度’；跨部门请求也不再随口一说，而是先问：‘这事算不算临时任务？’最意外的是，加班时长降了30%，但项目交付率反而升了。

后来有天，小李在茶水间听见别部门同事抱怨：‘你们市场部最近怎么这么难借人？’他笑了笑，没说话。他知道，不是人变懒了，而是时间终于有了名字。