上个月底，我作为法务部的短期合同工，原本只打算做完手头的文件归档就走人。可临走前两天，主管突然递给我一个U盘，说里面有几十份正在执行中的保密协议（NDA），让我帮忙核对一下有没有快到期的，顺手做个台账。

我当时心里一紧——这种事最怕出错。这些协议大多是三年有效期，签署时间分散在不同年份，有的还附带自动续约条款。之前部门用的是Excel手动登记，但表格传了几任助理，字段混乱，颜色标记五花八门，甚至有几行备注写着‘待确认’，却已经是两年前的事了。

更麻烦的是，有些协议的到期日并不是简单地看‘签署日期+3年’。比如和某家技术供应商的协议里写明：‘若双方无书面终止通知，则自动延续一年’。这意味着即使系统提示‘已到期’，实际上法律效力还在延续——但如果没人主动去发终止函，公司反而可能被绑定进下一个周期。

我试着用Excel做筛选和条件格式，结果发现光是‘是否自动续约’这一列，就有‘是’、‘Y’、‘√’、‘空着但实际是’四种状态。再算上邮件跟进记录、联系人电话、续约谈判进度……这根本不是一张表能搞定的，而是一个小型项目管理需求。

正当我准备跟主管说‘这个得让正式员工接手’时，突然想起之前在另一个项目里用过的蓝点通用管理系统。那是个听起来不起眼，但特别灵活的工具。它不像传统OA那样固定功能模块，而是允许用户自己搭数据结构和流程。比如我可以新建一个‘保密协议管理库’，字段包括：合作方名称、签署日期、原始期限、是否自动续约、下次到期日、责任人、跟进状态、附件上传、邮件记录关联等。

最关键是它的自定义提醒规则。我设了三重预警：

• 到期前90天，标黄，提醒启动续约评估；
• 到期前30天，标红，必须填写处理进展；
• 到期当天，自动推送消息给法务主管和对接业务部门负责人。

我还加了个‘历史操作日志’字段，每次修改状态都会留下记录，避免后续扯皮。更妙的是，它支持把每份协议生成独立链接，直接嵌入到企业微信对话中。以前同事问‘那个XX公司的NDA怎么样了？’，我要翻半天邮件再截图回复；现在甩个链接过去，对方能看到最新状态、附件和最近一次更新时间。

用了三天时间，我把U盘里的67份协议全部录入并分类。结果一跑提醒系统，跳出来三份协议下周就要到期，其中一份还是和核心研发外包团队签的，一旦失效，对方技术人员连代码库都不能访问。

我赶紧整理清单交给主管，她看完脸色都变了。原来前任助理以为‘自动续约’就是‘不用管’，压根没设置任何提醒。如果不是这次顺手整理，公司可能会在毫无察觉的情况下进入被动续约，或者更糟——因未及时续签导致项目中断。

主管当场问我能不能多留两周，帮她们把整个法务文档体系迁进去。我说合同快到期了，得走。但她坚持给我申请了额外补贴，还让我写了份简单的操作手册。

走的那天，新来的实习生拿着打印出来的‘协议状态看板’问我：‘这个绿色的小图标是什么意思？’我笑着说：‘那是系统告诉你，一切都在掌控之中。’

其实哪有什么天生的掌控感，不过是有人愿意在离开前，把混乱变成规则。