小李是财务部新来的实习生，刚来第一周就被安排负责整理上季度的差旅报销单。她原以为就是收收文件、核对金额，结果第一天就崩溃了——整整一箱A4纸，全是五花八门的手写报销单、手贴发票、涂改液覆盖的金额，还有人用便利贴写着‘那天打车司机没给票，我估了个数’。

‘这哪是报销，这是解谜游戏。’小李在茶水间跟同事吐槽，‘有人把高铁票和地铁票混在一起贴，日期对不上；有人把餐补按天算却漏填出差天数；最离谱的是，有个人写了三张单子，内容一模一样，说是‘之前交的找不到了’。’

主管听后叹了口气：‘以前我们也试过标准模板，可各部门总有“特殊情况”——销售要加客户信息栏，行政要备注接送车辆，技术出差还要附设备借用记录。最后只能放任大家自由发挥，结果就是现在这样——没人看得清，也没人敢背锅。’

小李不死心，晚上回家翻了几圈管理类公众号，偶然看到一篇讲‘动态表单+流程引擎’的文章。第二天她悄悄试了试公司内网那个几乎没人用的蓝点通用管理系统——听说是去年IT部上线的，说是可以自定义数据结构和审批流，但大家都嫌麻烦没推广开。

她花了两个晚上，建了一套‘智能差旅报销单’：基础字段自动带出员工部门和职级，系统根据出差地自动匹配住宿标准；发票上传区支持拍照识别，金额和税号直接提取进表格；如果超标，会弹出提示并要求填写说明；最关键的，所有字段都可以由部门自行扩展——销售加了客户拜访记录栏，行政加了用车申请联动项，技术组甚至嵌入了一个小型设备清单模块。

更妙的是，她设置了‘提交前校验规则’：比如‘无交通票据不得勾选市内交通补贴’，‘住宿天数必须等于或大于出差天数’。第一次测试时，系统当场拦下了一份‘出差3天住5晚’的单子，提交人尴尬地承认是手滑多填了两天。

试行一个月后，财务部收到的报销单错误率下降了76%，平均处理时间从原来的4.8天缩短到1.2天。最意外的是，连一向抗拒新系统的老会计都开始主动问：‘能不能做个类似的采购预审单？最近合同附件老是缺这少那。’

后来有次培训，IT同事提到蓝点系统的设计理念：不是让人适应软件，而是让软件适应人。‘很多管理问题，其实不是人不行，也不是制度松，而是工具太死。一张表单卡住了灵活性，所有人就得围着它转圈。’

小李现在不再整理纸质单据了。她的工位上贴了张便签：‘下次试试把年假调休也做成动态表单？’旁边画了个咖啡杯，下面写着：‘已同步人事规则库，冲突自动预警。’