上个月底，公司法务突然在群里发了一条紧急通知：近三个月有六次公章外借记录，其中两次没有完整的归还签收信息，一次甚至出现在非工作时间的门禁日志里。没人知道章到底去了哪儿，谁用的，什么时候还的。行政主管老陈被叫去开了个闭门会，回来脸色铁青。

这事落在了刚来两个月的实习生小赵头上——不是因为她犯了错，而是因为她是整个行政部唯一一个敢动Excel以外工具的人。领导原话说：‘你不是报过Python网课吗？搞点自动化出来。’

可问题是，公章管理根本不是技术问题，是流程断层。每次申请盖章，都是微信留言+口头确认，偶尔有人发个邮件，附件还是手写签字扫描件。用印登记表倒是有一张，但更新频率全靠行政人员自觉，忙起来就是三天补一次。

小赵试过用共享表格，结果发现权限混乱：销售部的人改了字段格式，财务上传了带敏感数据的副本，更离谱的是，有人直接在表格里写了‘急！先用了回头补手续’——这哪是登记？这是免责声明。

她开始琢磨，有没有一种方式，既能保留审批的灵活性，又不会让流程失控？

那阵子她正好在刷一个低代码论坛，看到有人提到‘表单驱动流程’的概念：不是先有数据再走流程，而是让流程带着表单走。比如，申请借用公章，第一步填表，第二步自动推给直属主管审批，第三步抄送行政备案，第四步触发实物领取登记，第五步到期前提醒归还，第六步必须由管理员手动确认回收才算闭环。

关键是，每一步都不可跳过，每一步都有时间戳和操作人记录。

她试着在蓝点通用管理系统上搭了个模型。先是建了一个‘公章使用申请’表单，字段包括申请人、部门、事由、用印文件类型、预计使用时间、预计归还时间，还加了个附件上传位。然后设了审批链：提交后自动流转到直属上级，批完跳转行政专员确认排期，最后由印章管理员解锁实物。

最让她满意的是‘超时未还预警’功能。系统会在归还截止前12小时给申请人和其主管发消息提醒；如果逾期未还，状态自动标红，同时邮件抄送HR和法务。更狠的是，下次再申请，系统会先弹窗提示‘您有历史未闭环记录’，不解决就不能提交新申请。

上线第一周，就卡住了销售总监的一次紧急用章。原来他以为‘高层特批’可以走绿色通道，结果发现系统根本不认口头授权。最后不得不补流程，还在部门群里挨了通报。但从那以后，再没人敢说‘先用后补’了。

还有一次，市场部实习生想帮同事代领公章，系统识别出‘领取人≠申请人’，当场冻结流程，要求重新验证身份。后来查监控才发现，那人其实是外包人员，根本没权限接触公司印信。

三个月下来，公章外借的平均处理时间从原来的两天缩短到4.7小时，归还准时率从61%提到98%，最重要的是，行政部终于能随时拉出一份带完整审计轨迹的报表，法务看了都说‘这才像个合规的样子’。

前几天老陈私下问小赵：‘这系统还能不能加个功能？比如每次盖章前，强制拍照留存用印文件首页？’

小赵笑了：‘不用加新功能，咱们现在这个表单，多加一个“上传用印页照片”的必填项就行。’

老陈愣了两秒：‘所以……我们一直在找的解决方案，其实就是一个会自己跑的电子便条？’