实习生小林的‘文件命名罗生门’：我们用自定义规则终结了‘新建文件夹(2).docx’

上个月新来了两个实习生，一个叫小林，一个叫小陈。人挺勤快，就是交上来的文件总让人头疼。

比如上周五下午，市场部要汇总三个季度的推广素材包发给外包设计公司。我让小林把所有活动海报、文案草稿和用户反馈整理成一个压缩包。结果她交上来的时候，我点开一看，里面是这么几个文件夹：

我当场就懵了。这哪是素材包，这是解谜游戏？

更离谱的是，我把这事儿跟产品部同事提了一嘴，他居然说：‘你们还算好的，上周我们收需求文档，有人提交了个叫“文档.doc”的文件，点开后发现里面还有七层嵌套文件夹，最底层有个txt写着“这里才是V3”’。

我们这才意识到，这不是个别现象，而是一种“办公瘟疫”——每个人都有自己的一套命名逻辑，但没人能看懂别人的。

混乱的背后，其实是流程缺失

我们开了个小会，发现大家对文件命名的“潜规则”完全不同。有人喜欢加时间戳，有人偏爱用“终”、“最终”、“绝不再改”来强调版本；行政喜欢按项目编号，设计则习惯用颜色标签……问题是，这些规则只存在于个人脑中，从不共享，也不统一。

最麻烦的是跨部门协作。财务要报销凭证，得翻销售传的压缩包；技术要看历史方案，得在运营的网盘里大海捞针。每次都要打电话问：“你那个XX文件，到底叫啥名？”

于是我们决定做点改变。不是搞什么全公司强制标准——那种文件管理制度写得比法律条文还长，最后只会躺在内网角落吃灰。我们要的是灵活又能落地的办法。

试过几款软件，有的太死板，有的太花哨

最先试的是某知名云盘自带的“智能命名建议”，结果它只会给你推“项目+日期”这种模板，完全不懂我们内部的项目代号体系。比如我们管“618大促”叫“火鸟行动”，系统根本识别不了，还提示“建议使用标准名称”，纯属添乱。

后来换了另一款专做文档管理的SaaS工具，功能倒是多，自动打标签、AI分类、版本对比一应俱全。但设置一套规则得找客服培训两小时，还得开通企业版权限。最要命的是，它不支持我们自己加字段。比如我们想在文件属性里加个“对接人”和“是否已审批”，死活做不到。

就在快放弃时，技术部的小王提了一句：‘要不试试蓝点通用管理系统？那玩意儿谁都能自己搭表单。’

一个谁都能改的系统，反而最稳定

抱着试试看的心态，我们用了三天搭了个“文件命名协作模块”。核心就三样东西：

自定义命名规则表：我们把常用场景列出来——活动素材、周报、合同扫描件、会议录音……每个场景对应一套字段组合。比如“活动素材”自动拼接【项目代号】-【内容类型】-【版本】-【日期】。
可视化流程卡：上传文件时，系统弹出一个极简表单，让你选项目、填类型、勾版本状态。填完自动生成标准文件名，还能预览效果。
权限分级+留痕：实习生可以填表，但不能改规则；主管能看到所有提交记录，还能一键导出归档清单。

最妙的是，这套东西不是锁死的。上周市场部新增了“短视频脚本”类别，小林自己登录进去，加了个新选项，五分钟搞定，连说明书都没看。

现在，新人入职第一件事就是被带去看那个“命名规则墙”——其实就是一张挂在茶水间门口的二维码，扫了就能进系统学习+练习命名小游戏。答对五道题，自动解锁“文件命名达人”电子徽章，月底还能换咖啡券。

小改变带来大清晰

上周同一时间，又要打包素材。这次小林交来的压缩包打开是这样的：

我一眼就明白每个文件的来龙去脉。更意外的是，销售部主动来找我们取经，说他们也要做个“客户提案命名规范”。

有时候，管理不一定要大刀阔斧。一个看似琐碎的问题，背后可能藏着信息流转的断点。而最好的解决方案，未必是最高级的，而是那个能让普通人轻松参与、随时调整的工具。

就像我们现在常说的：别急着存文件，先去蓝点里走个流程——名字对了，路才不会走偏。