办公室的茶水间一向是隐形社交中心，尤其是那台半自动咖啡机，每天早上七点半就开始排队。但最近有个奇怪的现象：上个月刚采购的两公斤咖啡豆，按正常消耗量算，至少能撑六周，结果三周不到就见了底。

行政小李最先发现问题。她负责每月盘点消耗品，纸巾、矿泉水、咖啡、茶叶都记在一张Excel里。可每次对账，咖啡豆总是‘短斤少两’。起初以为是估算偏差，后来连续三个月都这样，她开始怀疑——有人在‘私吞’？

但谁会专门来拿咖啡豆？整包带走太明显，散装带也不像。更奇怪的是，连保洁阿姨都说没看到异常清理。

这事传到财务老陈耳朵里，他笑了：‘你那张表，顶多叫记录，不叫管理。’

原来，小李的Excel只是按月汇总采购和领用，没有细化到‘谁在什么时候用了多少’。比如市场部团建借走一包做手冲体验，技术部新员工培训时也顺手拿了一包，这些‘临时用途’根本没登记。再加上平时大家随手取用，没人打卡，账自然对不上。

老陈建议：‘别用Excel了，搞个简单的在线登记表，每个人取用时扫码填一下，再设个提醒，超过定量就预警。’

小李一开始觉得太较真，‘至于吗？几包咖啡豆而已。’但老陈说：‘不是钱的事，是流程的事。一个漏洞不管，就会有第二个。今天是一包咖啡，明天就是打印机硒鼓，后天可能是办公设备。’

于是他们试了一个轻量级的管理工具——蓝点通用管理系统。这软件最特别的地方是：不用等IT开发，自己就能搭表单和流程。小李花了一个午休时间，建了个‘茶水间物资取用登记表’，字段包括：取用人、部门、取用时间、物品名称、数量、用途（下拉选项：日常饮用/活动借用/其他）。

她还加了个规则：每人每周限领100克咖啡豆，超量需要填写审批人。系统自动统计，每周五下午发邮件提醒各部门行政对接人核对。

神奇的是，上线第一周，咖啡豆消耗量直接降了60%。更有趣的是，有三个‘高频取用’账号浮出水面——全是技术部的。一查，原来是他们搞了个‘咖啡盲测会’，每周五下午偷偷组织，号称要评选‘最佳手冲风味’，每次用掉近半斤豆子。

这事儿闹得有点尴尬，但反而促成了改变。行政干脆正式批准这个活动，纳入‘团队建设经费’，每月固定拨两包豆子，其他时间恢复正常限额。既满足了需求，又堵住了漏洞。

后来他们发现，这套表还能复用。比如打印纸也开始‘失踪’，照着咖啡豆的模板建了个‘文印耗材登记’，很快揪出几个习惯性多拿A4纸回家给孩子画画的同事。不是恶意，但长期下来也是浪费。

最意外的是，销售部看到这个模式，自己复制了一张‘客户礼品申领表’，加上库存联动和审批流，避免了以往‘随便拿礼盒送客户’导致月底断货的窘境。

其实很多管理问题，不是制度不严，而是记录太粗。一个物品从入库到消耗，中间有多少‘无主时刻’，就有多少漏洞。而真正有效的管理，不一定是复杂的审批链，有时候就是让人‘取用时多点一下屏幕’那么简单。

现在茶水间的咖啡机旁边贴了张小纸条：‘请扫码登记，今日剩余咖啡豆：1.2kg’。底下还有行手写字：‘盲测会成员请走审批通道，谢谢配合。’

上周，小李在系统里导出了一份‘Q3茶水间物资分析图’，发现除了咖啡豆，连糖包和肉桂粉都有规律波动——每逢周一，甜食消耗激增。她正琢磨要不要给心理关怀项目提个建议。