小林是公司财务部的报销审核员，每天要处理五六十张报销单。按理说这活儿不算复杂，但最近她总是加班到七点以后，连午饭时间都被各种催单电话占满。

最让她头疼的不是金额大，而是那些‘看起来没问题，却总被退回去’的单子。比如销售部老王上周报了一笔高铁票，票价318元，行程是从上海到苏州，时间是周二上午九点半——一切合规。可小林还是退了回去，理由是‘缺少会议通知或客户拜访记录’。

老王当场就炸了：‘我天天见客户，哪次都写记录？你们财务是不是故意卡我们？’

其实小林也委屈。她不是不想批，而是怕被审计揪住漏洞。公司制度里确实写着‘差旅需附业务证明材料’，但什么叫‘证明材料’？邮件截图算吗？微信聊天记录行不行？没人说得清。于是大家各自揣摩，形成了部门之间的‘隐形规则’。

行政部认章不认人，哪怕你口头批准了采购，没走OA流程就是无效；人事部对请假特别敏感，婚假必须提前两周申请，哪怕你结婚当天才领证；而财务这边，更是发展出一套‘潜在线索链’：交通费→会议地点→参会人员→费用归属项目→预算余额，缺一环就打回。

这些规则从没写进手册，全靠新人自己‘悟’。新来的实习生小陈第一次提交报销，贴了整整三天的发票，结果被退了七次，最后哭着问：‘是不是你们就想让人放弃？’

这种‘规则黑洞’其实在很多中型公司都存在。表面上有制度，实际上靠经验判断；系统只管流程流转，不管逻辑校验；审批节点越多，信息损耗越严重。最终，所有人都在应付‘格式正确’，而不是‘事情合理’。

后来，IT部推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让每个部门自己搭流程。小林一开始不信，觉得又是那种花里胡哨的软件。结果试用一周后，她发现自己居然能用拖拽的方式，把‘差旅报销’的审核逻辑可视化地建出来。

比如，她设定了一个规则：如果交通费超过200元，且目的地为非常驻城市，则自动弹出提示框，要求上传客户拜访计划或会议日程。如果是市内通勤，则只需选择事由即可。更妙的是，她还能把历史通过的案例存为模板，新人直接参考，不再靠猜。

销售部也参与了优化。他们提出，高频的小额支出（比如客户茶歇）可以打包月度申报，附上汇总说明就行。这个建议被采纳后，单据量直接降了三成。

最意外的变化发生在跨部门沟通上。以前财务和业务像是两个物种，现在因为要在同一个系统里定义规则，反而坐下来开了几次‘流程对齐会’。会上没有指责，只有‘你们当时是怎么想的’‘我们实际是怎么做的’这样的对话。

现在小林的工位上贴了张便签：‘规则是用来服务人的，不是用来困住人的。’她终于能在六点前下班，偶尔还能看到夕阳。

前几天，行政部门的老李跑来请教，说他们会议室预订老是撞车，能不能用类似的方法理一理。小林笑了笑，打开电脑，开始教他怎么用那个蓝色图标的小系统，把自己的‘土办法’变成可执行的流程。