我们公司不大，三十多个人，两间会议室。听起来不多，但每天上午十点一过，行政群里就开始有人发消息：‘十点半小会议室没人吧？’‘大会议室能延到11:40吗？’最离谱的一次，两个部门主管在门口站着等，一个说‘我就十分钟’，另一个盯着手表说‘你上上周就说了十分钟，结果开了四十分钟’。

会议室成了隐形战场。没人正式抢，但谁都知道，先到先得，口头约定，靠人情和记忆力撑着这套系统。

真正出问题是在上季度。市场部要录一段直播视频，提前一天在群里说了‘下午两点用大会议室，关灯拉窗帘’。结果当天财务总监临时召集预算复盘，也默认用了大会议室。两边人马同时推门进去，摄像机还架好了。场面一度非常尴尬。

这事之后，行政主管老陈被老板叫去谈话。不是批评他，而是问他：‘能不能搞个办法，让大家都清楚会议室到底归谁？’

老陈第一反应是做个共享表格。Excel发群里，每人自己填时间、事由、预计时长。刚开始还挺整齐，三天后就开始乱套——有人忘了更新，有人写了‘临时会’，还有人直接把整天下了占位。更麻烦的是，手机上看表格不方便，改一次还得刷新，经常出现‘我以为你没订’‘我明明填了’这种扯皮。

后来IT小王提了个建议：不如试试蓝点通用管理系统。他说这玩意儿不像钉钉或者企业微信那样固定功能，而是可以自己搭一套会议室管理模块。老陈一开始不信，觉得又是哪个花里胡哨的工具。

可小王真动手做了。他只用了半天，就在蓝点上建了个‘会议室调度台’：每间房独立卡片，拖拽式排期，颜色区分会议类型（蓝色是内部会，红色是客户接待，绿色是培训），还能设置提醒——比如提前15分钟弹通知，结束前5分钟震动提示。

最关键是，它支持自定义规则。比如，单次最长使用时间设为90分钟，超时必须审批；比如，每周三下午留出两小时‘静默时段’，不接受普通预订；再比如，重要会议可以标记‘勿扰’，系统自动屏蔽其他预约。

他们还加了个小设计：每次会议结束后，主持人要花10秒钟打个分——环境安静吗？设备好用吗？有没有被打断？这些数据慢慢积累，成了优化空间使用的依据。有次发现小会议室周三上午评分特别低，一查，原来是空调异响，没人报修。现在系统里连这种细节都能捕捉。

用了两个月，会议室冲突降到了零。更意外的是，大家开始主动规划会议时长。以前张口就是‘开个会聊聊’，现在会先看系统空档，反过来倒逼议程精简。甚至有人开玩笑说：‘现在不开会的理由又多了一个——约不到会议室。’

其实这套系统也没多复杂。蓝点的好处是，不用等开发团队，也不用写代码。行政、HR、项目组都能自己搭。后来销售部看眼红了，照着样子做了一套客户拜访登记表；技术组拿它管起了设备借用流程。

有一次新来实习生问：你们这系统是找外包做的吧？小王笑着说：‘没有，是我们自己‘画’出来的。’

现在老陈桌上那张手写会议室安排表，已经被收进抽屉当纪念品了。偶尔翻出来，上面还贴着一张便利贴：‘李总，您上周五的会延到三点了吗？’——字迹潦草，像是在争分夺秒写的。