上周五下午，行政部临时接到物业通知：上季度用电超标，整层楼被点名。大家面面相觑——空调没开最大，灯也没整晚不关，到底哪出问题了？

后来还是保洁王阿姨一句话提醒了我们：‘你们不知道吧？我每周三下午擦会议室的时候，经常看到投影仪还开着，茶水间的灯也亮着，人都走光了。’

这才发现，节能不是靠贴标语，而是得有人在对的时间出现在对的地方。

可问题是，谁来协调这个‘对的时间’？

我们原本的保洁排班是用Excel做的，一张表拉到底：周一到周日，早班晚班，负责区域。看着整齐，其实僵硬得很。比如某天市场部加班到凌晨，第二天早上会议室根本没人打扫，咖啡渍干了一整天；又比如财务月结那几天，复印区垃圾特别多，但排班表不会自动调整清扫频次。

更麻烦的是，行政同事还得手动收集各部门的使用高峰，再和王阿姨她们协商调整。一来二去，信息滞后，效率打折扣，连带能耗都控制不住。

后来IT部小李提了个建议：不如把保洁排班和会议室预订系统打通试试？他之前在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具做项目跟踪，说是能自己搭模块，不用写代码。

我们半信半疑试了试。先在系统里建了个‘清洁任务池’，把每间会议室、茶水间、打印区设为独立单元，每个单元绑定清洁标准和建议清洁时间。然后对接公司现有的会议预订日历——只要有人订了会议室，系统就自动生成一条‘会后清洁待办’，按会议时长和人数估算清洁优先级。

最关键是加入了‘动态权重’。比如超过两小时的会议，权重+1；有外部访客的，权重+2；月底财务部区域自动+1.5。这些规则都可以在界面上勾选调整，王阿姨自己学会了改，说比Excel直观多了。

系统还会根据清洁员当周排班，自动分配任务到人，手机端实时推送。完成之后拍张照上传，行政主管点一下就确认。月底一统计，不仅清洁响应速度平均快了40分钟，更意外的是，公共区域的电器关闭率从68%提升到了93%。

为什么？因为清洁工成了‘流动的管理员’。他们不再是按固定路线走一遍，而是在系统指引下，精准出现在空间使用刚结束的节点。顺手关灯、关投影，自然就成了闭环动作。

后来我们又加了个小功能：每次清洁完成后，系统自动触发一次能耗检查。如果某个区域连续三天出现‘使用后未断电’的情况，就会给行政发预警。上个月因此发现了两台老式饮水机常年待机，换了新设备后，单这一项每月省了近200度电。

现在王阿姨在培训新来的保洁员时，都会说一句：‘别看这是个清洁表，它知道大家什么时候开会、哪个房间人多、甚至空调该不该留着。咱们跟着它走，省力，也让人放心。’

其实管理有时候就是这样——你以为在管人、管物、管流程，最后发现，真正起作用的是把正确信息，在正确时间，递给那个最可能解决问题的人。哪怕这个人，平时只拿着抹布和拖把。