上个月，物业经理老周在晨会上提了个问题：‘三楼东侧洗手间连续三天没按时打扫，是谁的责任？’

没人回答。行政、保洁、运维互相看了看，最后把目光落在了排班表上——一张贴在茶水间门口的A4纸，字迹已经有点模糊。

这事儿听起来小，可背后的问题不小。我们公司有12个楼层，外包保洁团队轮班作业，原本靠一张手写排班表和口头交接维持运转。理论上，每天每块区域都该有人清理，但实际上，谁来查？怎么查？有没有拍照留痕？全凭自觉。

转折点发生在一次客户参观前。接待组提前两小时通知要重点打扫会客区，结果到了时间，地毯上还有咖啡渍。负责人打电话问责，保洁领班一脸懵：‘没人跟我说啊。’

我们这才意识到，信息断层比卫生死角更难清理。

于是，行政部牵头搞了个试点：把保洁任务也纳入工单系统。不是那种复杂的EAM设备管理系统，也不是大而全的OA流程平台，而是选了一个能快速搭表单、设提醒、走闭环的小工具——蓝点通用管理系统。说实话，一开始大家担心阿姨们不会用手机操作，毕竟平均年龄快50了。

没想到，培训那天，王阿姨第一个扫码登录成功。她说：‘我儿子教过我怎么收红包，点按钮差不多嘛。’

我们给每个清洁区域建了数字档案：卫生间、茶水间、电梯厅……每个点位对应一个二维码，贴在隐蔽但方便扫描的位置。保洁员到岗后第一件事，就是用微信扫一下，系统自动记录时间和位置，然后弹出当天的任务清单：拖地、补纸巾、消毒台面……完成一项，勾一项，还能上传照片。

最开始有人偷懒，扫完码就走人。后来我们在后台加了个逻辑：如果上传照片少于两张，工单无法提交。再后来，干脆设置了定时抽查——系统随机推送临时任务，比如‘请拍摄3楼女卫洗手池现状’，十分钟内必须响应。

变化是悄悄发生的。有一天，前台小姑娘说：‘你们发现没？现在洗手间的香薰味特别准时，每周二周四下午三点，准飘出来。’

我们翻了数据，还真是。原来系统设置了周期性任务，每两周更换一次香薰类型，执行率100%。而在过去，这种细节根本没人记得。

更意外的是反馈机制。以前保洁员发现问题，比如灯坏了、水龙头漏水，得层层上报。现在她们可以直接创建‘异常工单’，选择问题类型，拍张照，推送给物业或IT。上周，李阿姨扫厕所时发现天花板渗水，当场提单，第二天维修队就来了。她说：‘以前我说了也没人信，现在有图有真相。’

管理层也开始依赖这些数据。月度报表自动生成清洁完成率、异常上报量、响应时效。有次老板问：‘南区办公区最近满意度下降，是不是卫生问题？’我们调出近一个月的工单密度图，发现那个区域恰好在调整保洁班次，空档期长达四小时。问题根源找到了，不是态度问题，是排班漏洞。

其实这套系统不仅能管保洁。财务部看到后，把发票交接也做成了工单；研发组甚至用它追踪实验室设备的日常点检。关键是，谁都能改表单、调流程。行政部的小林自己加了个‘季节性任务’字段，春秋季自动提醒清洗空调滤网。

有一次，新来的实习生好奇问：‘这个系统是哪个大厂买的？’我们笑说：‘没有买，是我们自己搭的。’

它不炫技，也不追求全自动AI调度。但它让那些曾被忽略的‘小事’有了踪迹，让责任不再漂浮在口头，而是沉淀在每一次点击、每一张照片、每一笔记录里。

前几天，老周又在晨会上说话：‘二楼西侧茶水间昨天工单超时了，谁负责？’

这次，话音刚落，手机叮的一声——当事人已经在系统里提交了解释和补救方案。