财务部的小李平时话不多，做事却细致得有点“怪”。比如她总爱在报销单上用不同颜色的荧光笔做标记：绿色是当天能处理的，黄色是等领导签字的，红色是材料不齐要打回的。一开始大家觉得这只是个人习惯，直到有次行政部发现，他们提交的三张差旅报销卡了五天，一查——全是红色标记，但没人收到反馈。

这事闹到部门例会上，小李才解释：她不是故意不通知，而是‘以为大家都看得到’。她说：‘我每天更新台账，你们随时可以来问啊。’可问题是，谁会天天跑财务室看一张贴在墙上的A3纸？

这事儿之后，行政提议做个共享表格，把报销状态在线更新。技术部顺手搭了个简单的看板，字段就三个：申请人、金额、当前状态。结果用了两周，问题又来了——销售部老王填错了一栏，导致整个排序乱掉；人事部新来的实习生不会操作，直接复制粘贴成两行数据；更离谱的是，有次系统里显示‘已打款’，但员工银行卡没到账，查了半天才发现是有人手动改了状态却忘了走实际付款。

我们这才意识到，不是缺工具，而是缺‘规则+留痕+权限’三位一体的管理逻辑。一个状态变更，不只是换个字那么简单，它背后得有审批链、有记录、有提醒，还得防止误操作。

后来，IT部试了几款轻量级流程管理工具，有的太死板，字段固定不能改；有的太复杂，光培训就要三天。最后是个实习生提了一句：‘要不要试试那个蓝点系统？上次行政部门管会议室预约就在用。’

我们抱着试试看的心态装了蓝点通用管理系统。第一印象是：界面真朴素。但上手后才发现，它的强项在于‘谁都能按自己需要搭一套流程’。财务组花了一个下午，拖拖拽拽就建好了新的报销模块：从提交、附件上传、多级审批、财务初审、出纳确认，一直到归档，每个节点都能设负责人和时限。最关键是，所有操作自动留痕，谁改了状态、什么时候改的，清清楚楚。

而且它支持自定义字段和颜色标签——小李终于可以把她的‘红黄绿’搬进系统了。现在，每个人登录后一眼就能看到自己报销单的实时状态，还能收到企业微信推送。有一次销售总监出差途中，手机点两下就批了下属的紧急报销，回来还夸‘比以前翻邮件快多了’。

有趣的是，这套系统用熟以后，其他部门也开始‘抄作业’。采购组照着做了合同审批流，工程部拿来管设备巡检，连食堂阿姨都申请开个入口，用来登记每日食材损耗。IT同事起初担心权限混乱，结果发现蓝点的权限体系很细，可以精确到‘谁能看、谁能改、谁能导出’，甚至能限制某人只能填某一栏。

有次年中复盘，我们翻出去年同期的报销数据，对比发现：平均处理周期从6.8天降到2.3天，因资料不全被打回的比例下降72%。更重要的是，跨部门扯皮少了。以前常说‘我以为你收到了’‘我记得改过了’，现在系统里白纸黑字记着谁在什么时间干了什么。

最近一次公司茶话会上，有人开玩笑问小李：‘你现在不用荧光笔了吧？’她笑说：‘用啊，不过是在家里给孩子作业本上画了。上班嘛，靠系统就够了。’