上周三上午9:45，市场部的林总监冲进3号会议室时，发现灯是关的，投影仪没人开，而里面坐着产品组的人正在讲PRD。

他愣了一下，低头看手机——日历上清清楚楚写着“9:30-11:00 市场Q3策略会”，地点：3号会议室。可系统却显示这间会议室在那个时间段已被占用，是他自己没刷新页面确认。

这事要是放在三个月前，大概率不会发生。因为那时候，会议室靠一张共享Excel表格来预定。

那张表名叫‘会议室使用登记_最终版_不要改格式_2024’，实际有七个同名文件散落在不同部门的邮箱里。有人用颜色标绿代表可用，有人用红代表已占，还有人坚持写‘待定’却不加备注。最离谱的一次，两个高管团队同时走进2号会议室，手里都拿着打印出来的‘已确认预约单’，结果行政小姐姐只能临时把茶水间清空当会场。

我们公司不算大，87个人，但会议室就四个，其中能开视频会议的只有两个。以前行政小杨每周都要花半天时间核对冲突、打电话协调、手动更新表格，还得在企业微信群里发‘友情提示：请勿重复预定’。

后来她干脆做了一张‘会议室信用分’记录表，谁爽约三次就在部门周报里点名。结果技术部一个工程师说：‘我又不是小学生，还要积分换文具？’

真正改变是从上个月开始的。IT老刘在试用了三个轻量级工具后，直接上了蓝点通用管理系统。不是采购的决定，也不是管理层推动的，纯粹因为他觉得‘这东西自己搭起来比修Excel快’。

他在上面建了几个模块：会议室资源池、时段规则、审批流和自动通知。每个会议室作为‘资产’录入，绑定设备信息（有没有白板、麦克风是否支持Teams）。预定需要选择用途、人数、是否需IT支持。提交后，系统自动检查冲突，通过后给申请人、参会人、行政和楼层保洁发提醒。

最聪明的是设置了‘迟到释放机制’：如果预定人10分钟内没扫码签到，系统自动释放该时段，其他人可以捡漏。第一次触发这个功能的是销售总监，他飞上海出差临时改航班，忘了取消会议，结果十分钟后会议室就被研发组抢走了。他回来听说后反而笑了：‘至少没空着浪费。’

现在，会议室利用率从原来的58%提升到了82%。更重要的是，大家开会真的准时了。因为系统会在开始前15分钟推送消息，还会在门口的电子屏上滚动显示接下来的安排。保洁阿姨也学会了看屏幕，她说：‘以前擦桌子总撞见开会，现在看哪个会议室半小时后没人用，就提前进去收拾。’

其实这套系统不止管了会议室。财务看到后，让老刘顺手做了发票寄送跟踪；HR跟着搭了个面试官时间协调表；就连食堂订餐也接入了——每天下午2点前报人数，厨房按数据备菜，剩饭少了三分之一。

有次我问老刘为啥不买现成的OA软件。他说：‘那些系统会议室模块藏在第六级菜单里，改个字段要等厂商排期。而蓝点的好处是，我想加个‘是否需要咖啡豆类型’的选项，下班前就能上线。’

前几天，新来的实习生问我怎么预定会议室。我打开系统，指着‘快速预定’按钮说：‘就像点外卖选时间那样。’她点点头，又问：‘能设每月第一个周一的固定会议吗？’

‘当然，’我说，‘还能让它每年自动跳过春节那周。’

她眼睛一亮：‘哇，这比我们毕业设计用的项目管理工具还灵活。’