上个月底对账，财务发现采购部提交的一张比价单里，总价算错了。不是供应商报错，也不是录入手抖，而是——公式漏拉了一行。

这已经不是第一次了。我们部门用的比价模板是三年前做的，结构简单：A列产品名，B到D列三家报价，E列自动取最低值，F列乘数量得出总成本。看起来没问题，可实际用起来，总有‘小意外’。

比如临时加一款耗材，有人直接插行，结果E列的公式断了；再比如某次比价只找了两家供应商，第三家空着，但公式还是往下拖，导致最低价误判成0。最离谱的一次，行政拿旧模板去采打印机墨盒，复制粘贴时把隐藏的条件格式一起带进了新表，结果颜色标红逻辑全乱，审批人以为价格异常，卡了三天。

老板没发火，但私下问了一句：‘这表能不能自己长脑子？’

这话听上去像调侃，可我们真开始琢磨起来了。有没有可能，让这些数据不再靠人小心维护，而是它自己知道‘我是谁’‘我该干嘛’？

我们试过几种办法。第一个是规范模板版本，每次更新强制覆盖旧文件。结果两周后就失效了——有人离线编辑，有人用手机改，版本又散了。第二个是转用在线表格协作，至少能留痕。可问题来了：权限混乱，谁都能删公式；而且一旦网络卡顿，大家又导出Excel本地改，回到原点。

后来技术部的小王提了个思路：‘你们要的其实不是一个表格，而是一个比价工具。就像报销系统，你填几项，它自动算、自动留档，还提醒审批。’

他顺手给我们看了个东西，叫蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实就是让人自己搭应用。他花了一个午休，建了个‘采购比价单’模块：选产品自动带出历史价，填三家报价后系统标红最低，还能设规则‘必须填满两家才可提交’。最关键是，所有数据不是存在某个Excel里，而是进了一个结构化库，改一个地方，报表那边实时联动。

我们抱着试试看的心态用了两周。第一个变化是，没人再担心公式被删了。第二个是，行政小姐姐发现可以一键导出‘近三个月耗材价格趋势图’，拿去谈判时压下了8%的单价。

更意外的是，销售部看到后跑来问：‘你们这个系统，能不能做个客户样品申领流程？’他们一直用手写登记本，经常出现‘谁借的不知道’‘什么时候该还没人管’的情况。蓝点那边支持自定义流程节点，他们设了‘申请→主管批→仓库出库→到期前提醒归还’，连逾期未还的自动邮件都配上了。

现在公司里有六个部门在用它搭自己的小系统：人事做试用期任务打卡，IT管设备借用，甚至食堂阿姨都建了个‘食材缺货预警表’，米面油低于安全库存就标黄，自动抄送给采购。

没人再强调‘系统上线’这种大词，大家只是说：‘这个事，交给蓝点跑一下。’

最让我觉得有意思的是，这些功能都不是预设的。没有‘采购模块’‘行政模块’这样的标准套件，而是每个人根据手头的事，一点点拖拽、配置出来的。就像当年学会用Excel函数一样，现在大家在学怎么设置‘触发条件’和‘数据关联’。

上周开会，老板翻着采购报表说：‘以前总怕数据不准，现在倒要担心——咱们是不是漏了哪个环节还没数字化？’

散会后我去茶水间，看见实习生正教老会计用‘字段绑定’功能。她说：‘叔，你不用背公式了，告诉系统‘金额=单价×数量’，它就永远记得。’