上周三早上九点，市场部的小林冲进行政办公室，声音都快劈了：‘你们是不是忘记补货了？连速溶咖啡都没了！’

我翻了眼库存记录——系统里明明显示‘咖啡豆剩余：2袋’。可实际上，仓库架子上空空如也。

这已经不是第一次了。茶水间的消耗品像是会自己蒸发。一包挂耳咖啡，昨天下午还有五袋，今天早上就只剩一袋；牛奶经常在周二断供，但采购单却写着‘已送达’；甚至有人偷偷从公司拿走整盒茶叶带回家，还理直气壮说‘反正没人管’。

我们试过Excel表格登记，每人取用后手动填写。结果三天不到，表格就停在了‘周二15:30，王工取走1盒牛奶’，再无更新。后来换成微信群接龙，谁用了谁报。结果变成了‘@张姐 你昨天拿的那包燕麦奶算不算？’的日常互怼。

问题不在人懒，而在管理方式太钝。消耗品本身价值不高，流程却不能太重。贴个二维码扫码登记？太麻烦，大家嫌烦。让行政每天盘点？我们总共才两个行政，还要对接保洁、快递、会议室……根本顾不过来。

直到上个月，技术部阿哲在午休时鼓捣出一个东西：一张挂在茶水间墙上的A4纸，上面印着所有消耗品的图标，每样旁边都有个小格子，写着‘可用 / 预警 / 缺货’，底下附了个二维码。

他管这叫‘动态可视卡’。

其实背后是他在用蓝点通用管理系统搭的一个小模块。他没写代码，就是拖拽了几种字段：物品名称、当前库存、预警阈值、责任人、补货时间。然后给每个消耗品设了个自动状态机——比如咖啡豆少于2袋时，自动标黄；为0时标红，并触发一条提醒发到我和采购的手机上。

最妙的是，他把整个表单生成了一个静态展示页，打印出来贴墙上，二维码扫进去就能直接更新数量。谁拿了两包挂耳咖啡，顺手在手机上减个2，不用打卡、不用填表、不跳出审批流，3秒完事。

我们还加了个小机制：每月初看谁‘更新最积极’，奖励一杯星巴克。没想到财务部那个从不说话的老李，居然连续三周榜首——他说他每次倒完咖啡就顺手点一下，‘比刷朋友圈还顺手’。

两周后，断货率降了一半。三周后，采购开始按真实数据下单，不再凭感觉买十袋咖啡豆屯着等‘突然用完’。

前两天，行政小周发现有人在卡片背面偷偷写了句：‘求别再拿走整盒红茶了，那是给客户准备的……’底下还有人回复：‘+1，我也想喝茶，但不想背锅’。

现在这张纸有点破了，边角卷起，但我们谁也不舍得换。它已经不只是个库存表，更像茶水间的一种默契。

前几天阿哲说，他正试着把这套逻辑复制到办公文具柜——每个人刷企业微信门禁卡开门，取了什么，系统自动扣减。如果笔芯低于5支，下周的采购清单里就会自动出现一行。

我没问他具体怎么实现的。但我知道，他又在蓝点上新建了一个‘文具流动监控’应用，依然是零代码配置，依然是从一张小卡片开始。

有时候我在想，管理不一定非得是大会小会、报表审批、KPI考核。它也可以是一张贴在墙上的纸，一个随手点一下的动作，和一群愿意为一包咖啡较真的普通人。