上个月，行政部来了个新实习生小林，说话轻声细语，做事却出奇利索。第一天报到就被安排去协助处理离职员工的交接手续——这活儿在我们这儿向来是‘谁接谁头疼’。

原因很简单：没人真把交接当回事。老员工要走，往往只甩一句‘东西都在桌面上’，新人接手时打开电脑一看，几十个命名混乱的文件夹，‘最终版_修订版_其实这才是最终版.docx’这种名字屡见不鲜。IT回收设备倒是快，可U盘里存着半年前的客户报价单，没人知道该不该删、能不能删。更别提企业微信里的群聊归属、共享文档权限这些‘看不见的资产’了。

小林头两天光是帮人清办公桌，就撞上了三起‘遗留问题’：一个离职销售的客户跟进表藏在私人网盘里，另一个设计师的字体授权没转交，还有人走了三个月，邮箱还在自动转发给前同事。

她没抱怨，反而默默做了件事：拉了个Excel表，列了27项交接内容，从实体物品（工牌、钥匙、笔记本）到数字资产（账号、权限、云盘文件夹），再到工作关系（负责的项目、待跟进事项、常用联系人），甚至包括‘工位绿植托付’这种细节。她还给每项标了责任人——离职本人、直属上级、HR、IT、行政，谁该做什么一目了然。

这张表最早只是她自己用的‘防坑指南’，结果被部门主管看见了，顺手转发到了管理层群。没想到，第二天就有三个部门主动来要模板。

问题是，Excel很快就不够用了。销售部说他们要加‘客户资源移交确认签字栏’，研发部想关联‘代码仓库权限回收时间戳’，财务更是直接提出：‘能不能让系统自动提醒，某人的报销流程还没关？’

这时候，IT部的小王推荐了一个工具——蓝点通用管理系统。他也没多吹嘘功能，只说了一句：‘你们想要的那种带流程、能自定义字段、还能让不同部门按自己习惯填的交接单，这个能做。’

我们半信半疑地试了两周。最让我惊讶的是它的‘拖拽式建模’——不需要写代码，就像搭积木一样，把‘审批节点’‘日期控件’‘附件上传’这些模块拉进来，再命名成‘离职交接单V2.0’就行。行政可以设置打印模板，IT能绑定账号停用的触发规则，HR甚至加了个‘离职面谈记录’的子表单。

最妙的是权限控制。比如交接单提交后，系统会自动通知对应负责人去处理自己的部分，处理完才能流转到下一步。IT回收设备后点个‘确认’，单据才进入归档状态。所有操作留痕，谁在哪天改了哪项，清清楚楚。

现在，这张由实习生发起的清单，已经演化成一个跨部门协作的微型流程。上周有个高级项目经理离职，整个交接只用了三天，比过去平均缩短了六天。财务发现他名下的两个供应商合同即将到期，及时接手续签，避免了断供风险。IT也第一次在员工离开当天就完成了全部账号回收。

前几天碰见小林，她笑着说：‘其实我一开始就想少背锅。谁知道一张表能滚这么大。’

办公室里开始有人打趣：‘下次谁要离职，记得先过小林那一关。’但我们都心知肚明，真正起作用的不是某个人，而是一个被认真设计过的管理动作——把模糊的责任变成清晰的步骤，把临时的应对变成可持续的机制。

偶尔经过空置的工位，我会多看一眼桌上那张打印出来的交接完成确认单。它不再是一张纸，而像是一种提醒：有些混乱本可以不发生，只要有人愿意早一步把规则理清楚。