耗材室的门，比财务总监的办公室还难进

行政部的小周最近成了全公司最不受欢迎的人。起因是一盒A4纸——没错，就是那种白花花、普普通通、每箱500张的A4纸。上周三下午，设计部的小李去耗材室拿纸，结果发现门锁着，钥匙在小周手里。他微信催了三次，等了四十分钟，才拿到那盒纸。项目正卡在出图阶段，客户等着看样稿，结果因为一张纸耽误了两小时。

“你们行政是不是管得太细了？”小李忍不住在部门群里吐槽，“我又不是偷，是领！还是工作用！”

小周没回，但默默把这件事记进了她那个叫《耗材异常记录》的表格里。这已经是本月第7次类似事件了。

每一支笔都有它的‘出生证明’

其实小周也不想这么严格。可问题是，没人知道公司到底用了多少耗材。上个月盘点，账面上有80盒A4纸，实际只剩32盒。签字笔少了147支，文件夹蒸发了63个。财务问损耗率，行政拿不出数据；老板问成本控制，大家面面相觑。

于是小周决定“重建秩序”。她做了三件事：

1. 所有耗材入库登记：每一批采购进来的物品，拍照、编号、录入系统，连透明胶带的长度都要记清楚。
2. 设置分级审批：打印纸、笔、本子这类常用品，部门主管审批即可；硒鼓、投影遥控器、U盘等贵重物品，必须行政+IT双签。
3. 领用留痕：谁领的、什么时候领的、用于哪个项目、剩余数量，全部在线填写，不能手写，不能补录。

起初大家觉得夸张。有人笑称：“以后擦桌子的纸巾是不是也得走流程？”可很快，变化出现了。

技术部的老赵发现，他们组每月领6个鼠标，但工位只有5个人。查了记录才发现，新来的实习生以为鼠标是消耗品，坏了就直接领新的，旧的塞抽屉里积灰。现在，旧设备必须归还才能申领新品。

市场部做活动时，一次性领了200个文件袋，系统自动提醒“单次领用量超月均300%”，触发二级审核。结果发现是实习生填错了数量，少了个零。避免了一次浪费。

流程跑顺了，系统却差点崩了

小周最初用的是公司现成的OA系统做登记。但问题来了：OA的“办公用品申请”模板是给报销设计的，字段固定，没法加“设备序列号”“预计使用周期”这些自定义项。每次想改，都得找IT排期，等两周。

更麻烦的是流程。比如投影仪遥控器丢了，按理说应该先报失，再审批购买。但OA里没有“报失”节点，只能走“采购申请”，还得假装这东西从来没存在过。

小周试过Excel，结果发出去三个版本，回收上来一堆格式混乱的表，有人用红色字体写备注，有人把多个领用人写在同一个单元格里，汇总时头疼欲裂。

直到她听说隔壁分公司在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不用代码，自己拖拖拽拽就能建表单、设流程。抱着试试看的心态，她申请了试用账号。

三天后，她搭出了自己的“智能耗材管理模块”：

• 入库时扫条码自动填充品牌、规格、保质期；
• 领用时关联项目编号，月底自动生成各部门耗材成本报表；
• 硒鼓类物品设置“寿命预警”，打印页数接近上限时自动提醒更换；
• 最绝的是“以旧换新”流程：系统会检查你是否归还旧物，否则新申请卡在待办里动不了。

IT同事看了一眼她的配置界面，说：“这逻辑比我们定制开发的还细。”

当制度不再靠人盯人

现在，设计部小李再领A4纸，打开手机企业号，点开“耗材申领”，选品类、填数量、选项目，提交。他所属部门的主管收到通知，一键通过。小周那边同步收到消息，安排发放，系统自动扣减库存。

整个过程三分钟，比泡一杯速溶咖啡还快。

更关键的是，所有人都能看见规则。新人入职培训时，直接看系统里的《耗材管理办法》，哪类东西归哪个流程，清清楚楚。再也不用问“这个能不能随便拿”。

上季度财务分析会上，行政部第一次拿出了《办公耗材使用趋势报告》。数据显示，实施新流程后，整体耗材支出下降了18%，其中高值物品重复申领减少92%。老板看完只说了一句：“这盒纸，值。”

小周还是那个话不多的行政，但没人再抱怨她太较真了。有时候，管理不是为了管住人，而是让资源流动得更有方向。毕竟，一张纸背后，可能是流程、责任，也可能是信任。