小王是行政部最守规矩的人。表格做得整齐，流程记得清楚，连请假条都按日期叠得像档案。可偏偏，每年一到年中，她的年假统计表就开始‘失联’。

不是数据不准，就是漏了调休，再不然就是产假、陪产假和年假撞在一起，人事说不清，员工有怨言。去年有个同事计划出国度假，请了两周假，结果临走前HR打电话说系统里只批了一周——多请的那天算旷工。

‘我不是没提醒！’小王委屈得快哭了。她确实在月初发过邮件，列出了每个人的剩余假期，可邮件一发出就石沉大海，有人看漏了，有人以为自动同步，还有人觉得反正年底会清零，不急。

问题不在人，而在‘流转方式’。我们用Excel管年假，靠人工核对，靠口头提醒，靠邮件轰炸。这些动作本身没错，但它们像一个个孤岛，没有触发机制，没有条件判断，更没有自动拦截。

直到IT部老李说了一句：‘你这不是缺个表格，是缺个能说话的规则引擎。’

我们开始试一种新的做法：把年假管理从Excel搬到一个可以自定义逻辑的管理系统上。不是那种只能填数字、点提交的传统OA，而是能让普通人自己设计‘如果…就…’规则的工具。

比如，我们可以设置：

• 如果某员工剩余年假少于5天，且本月已申请超过3天假期，则自动抄送部门主管和HRBP；
• 如果请假日期包含公司重大项目上线日，则弹出警示框，需额外审批；
• 如果产假结束返岗未满一年，申请连续5天以上事假，自动附加考勤风险提示；
• 甚至还能设‘冷静期’：提交后24小时内可撤回，超时则进入锁定流程。

最神奇的是，系统还能‘记住’例外情况。去年销售部阿杰因为客户突袭审计，临时请了三天事假，虽然超了额度，但走的是特批。现在系统识别到类似情境——比如同部门、同期项目、相同审批人——就会建议‘参考历史处理方式’。

小王不再群发邮件了。取而代之的是，每个人登录系统时，首页直接显示自己的可用假期、近期申请记录，以及一条动态提示：‘您当前申请的假期将耗尽本年度剩余调休，请确认是否继续？’

更妙的是，系统允许各部门‘微调规则’。技术部喜欢集中休假，于是他们设了‘单次最多可请10天，但全年不得超过两次’；而客服部轮班制多，干脆把年假拆成‘半天单位’，系统自动累计到整日才扣除。

规则活了，人反而轻松了。小王最近在教新来的实习生做数据看板，她说：‘以前我怕出错，现在我怕规则不够细。’

其实哪有什么完美的管理制度，只有不断进化的‘小逻辑’。当一个请假流程能理解业务节奏、识别个体差异、甚至预判冲突，它就不再是填报表，而是在参与管理。

后来我们发现，不只是年假。报销限额、会议室使用频次、设备借用周期……所有曾经靠‘自觉’和‘提醒’维持的规则，一旦变成可执行的逻辑，就开始自己运转。

有人开玩笑说，现在系统比老板还懂公司规矩。但我们都明白，真正懂规矩的，是那些愿意把经验变成规则的人。