上个月底，我们部门又差点没赶上季度汇报。原因听起来可笑——销售总监要的客户跟进明细，足足晚了六个小时才交上来。不是没人做，而是三个人做了，格式还不一样。有人用企业微信随手记了几笔，有人写在Excel里但没更新字段，还有人干脆记在自己笔记本上，等被催了才手打一遍发群。

这已经不是第一次了。每到月底，办公室就像进了慢动作镜头：行政在翻打卡记录，财务在核对报销单据，销售经理蹲在工位旁问‘你上周见的那个客户到底有没有签意向书？’所有人都在找信息，但信息像沙子一样从指缝漏走。

最离谱的一次，是市场部要做一场老客户回访。他们调出来的名单里，有十几个已经是离职状态，联系人电话还是三年前的号码。后来才知道，当初录入时用的是临时实习生的私人表格，交接时只说了一句‘在那个蓝文件夹里’，结果谁也没打开看一眼。

我们不是没有工具。公司用着某知名OA，报销、请假、审批都能走线上。可一涉及到‘非标准流程’——比如客户标签分类、项目阶段标记、甚至会议室使用偏好——所有人又退回原始状态：微信群接龙、口头承诺、截图留证。这些操作当时省事，事后追责时却成了罗生门。

直到有天，技术部的小李提了个建议：‘咱们能不能做个表，让每个人按自己的习惯填，但后台自动归一？’他演示了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是能自定义字段和视图，还能设触发规则。比如销售录入新客户时，系统会弹窗提醒补全行业分类；行政登记设备维修，会自动关联上次保养时间。

我们先拿会议室预订试了水。以前大家靠Excel共享表抢会议室，经常撞车。现在我们在蓝点上建了个空间，每个房间设了容量、设备清单、可用时段。更关键是加了个‘超时释放’规则：如果会议开始15分钟内没人扫码签到，系统自动释放给排队的人。行政再也不用当‘调解员’了。

接着是销售跟进模块。过去要求每周五提交客户进展，总有遗漏。现在我们在系统里设了‘跟进倒计时’，每48小时未更新的客户条目会变黄，72小时变红，并自动提醒直属主管。不是为了惩罚，而是让信息流动变得可见。有位老销售一开始抵触，说‘我又不是机器人’，结果两周后主动来找，问能不能加个‘客户生日提醒’功能，他想提前寄贺卡。

最有意思的变化发生在跨部门协作上。市场部要做一次产品调研，需要拉取最近三个月成交客户的联系方式。以前这种请求至少要走两天流程，现在他们直接在系统里筛选‘已签约+近90天’标签，一键导出合规范围内的数据。法务还提前设好了敏感字段脱敏规则，连抄送名单都自动生成。

其实这套系统最让我意外的，不是多智能，而是它允许‘不完美起步’。新来的实习生建了个客户分类表，把‘教育机构’和‘培训机构’分成了两类。主管发现后没删她，而是在后台悄悄合并了字段，并加了个选项说明。第二天所有人看到的都是统一口径，但没人被当众纠正过。

现在我们还在用Excel，也还在发微信。但核心数据不再散落各处。上周五下午四点，销售总监突然说要加个维度分析。我打开系统，调出预设模板，十分钟出了报表。他看了眼屏幕，说了句：‘原来信息本来就可以这么老实。’