我们公司茶水间的咖啡机旁边，贴了一张二维码。起初没人注意，直到某天行政小李在群里发了句：‘第3次没换豆子的人，系统已经自动抄送总监了。’

大家这才发现，那张二维码连着一个谁都能编辑的表单——但又不完全是表单。

事情得从上季度说起。我们这层有六个部门，共用一台半自动咖啡机。一开始是有人用完不清理，后来发展成豆子频繁失踪，再后来，市场部的阿琳直接在茶水间白板上手写‘值班表’，每天轮班负责补豆、清洁、倒渣。

可问题来了：排班总撞上请假；有人忘了签到；财务还质疑过‘每月采购20包豆子，实际消耗记录只有12包’。行政主管被夹中间，三天两头要查监控、对时间线，最后干脆说：‘谁爱管谁管。’

小李不服气。他是那种会把个人待办事项用颜色编码的人。他试过Excel共享表格，结果同事修改冲突，版本乱套；也试过某个打卡类小程序，但没法关联采购记录和责任人。直到他在一个管理论坛看到有人提到‘自定义流程+数据留痕’，搜到了蓝点通用管理系统。

他没买模板，也没找IT，自己拖拽搭了个‘咖啡机运维小系统’。首页就三块：今日值班人、耗材库存、异常上报。每个模块背后都设了规则。比如，值班人扫码打卡后，必须上传一张‘豆仓已补满’的照片，否则算未完成；库存低于两包时，自动触发提醒给行政专员；连续两次漏岗，消息自动抄送直属上级。

最关键是，所有操作带时间戳，不可篡改。不是为了追责，而是为了避免‘我以为你做了’这种扯皮。

试运行第一周，技术部老张忘了打卡。系统第二天生成报表，显示‘任务未闭环’，小李私聊他：‘要不要我帮你补个说明？’老张一看记录清清楚楚，反而不好意思了，主动写了条备注：‘临时会议，已委托隔壁工位代劳。’

两周后，系统被悄悄复制到了绿植养护组。他们管着47盆办公室植物，以前靠一个本子记浇水时间，现在扫码就能看到每盆的‘健康档案’，甚至能查到上一次是谁浇的、用了多少毫升水。HR觉得有意思，索性把新员工领用办公用品也搬了进去。入职当天，新人扫码登记，自动触发三个动作：仓库减库存、IT开通账号、导师收到提醒。

有人问小李是不是懂编程。他说：‘我就点了几下鼠标，选了字段，画了两条流程线。真正的巧劲儿是，别让规则悬在空中，得让它粘在地上。’

后来有次开会，老板随口提了一句：‘最近报销好像快了？’财务说：‘因为销售部把预审环节挪进了那个蓝点系统，发票真伪校验前置，我们退回率降了六成。’——没人组织推广，但痛点够痛，工具够轻，自然就长开了。

现在那台咖啡机上的二维码，底下多了一行小字：‘本流程由同事自发维护，欢迎提出优化建议。’

其实哪有什么自发生长，不过是把选择权还给了做事的人。系统不替人做决定，但它让每一次微小的尽责，都被看见。