行政部的小张最近被快递搞崩溃了。

事情是从上个月开始的。公司搬家后换了新地址，但没几个人记得更新系统里的收件信息。结果每天都有三四个快递莫名其妙地寄到旧办公室——物业打电话来问：‘你们还要不要？放太久我们可扔了啊。’

更离谱的是，财务部订的发票专用打印机到了，却被签收在市场部名下；IT申购的安全U盘直接进了茶水间零食柜，和下午茶一起被分了个精光。老板在晨会上提了一嘴：‘咱们这快递管理是不是有点太靠缘分了？’

小张一听就头皮发麻。她试过建微信群，叫各部门报快递。第一天还有人响应，第二天就开始刷屏表情包。她又做了个共享表格，要求填写寄件方、物品、预计到达时间。结果三天下来，只有一条记录，还是IT部小李写了一句：‘申通，键盘一个，别让保洁扔了。’

她意识到，不是大家不配合，而是流程太重。谁会为了一个快递专门打开表格、填五栏信息、再截图通知行政？尤其是当这个快递可能只是瓶胶水、一包打印纸的时候。

真正让她下决心改系统的，是一次‘活体快递’事件。人事部约了个候选人面试，对方坐高铁过来，结果行政前台以为是普通包裹，直接让人家在楼下等了二十分钟。候选人后来没来上班，HR私下说：‘第一印象太差，感觉公司连人都管不好。’

小张开始琢磨，有没有一种方式，能让快递登记变得像顺手扔垃圾一样自然？

她先试了市面上几个行政管理软件。有的功能花哨，能拍照上传、自动识别单号，但必须用APP扫码，前台阿姨不会用；有的支持微信通知，但要按月付费，还得申请预算。最气人的是，所有系统都默认‘快递是行政的事’，从头到尾没有给收件人留入口。

直到她在朋友推荐下试了蓝点通用管理系统。

她说最打动她的，是那个‘反向提醒’逻辑。她不用逼着别人填表，而是自己建了个‘快递登记’模块，然后设置规则：一旦有新快递录入，系统自动通过企业微信@对应部门负责人，让他们确认是否知情。如果两小时内没人认领，就会二次提醒，并抄送行政主管。

更妙的是，她把权限放开，谁都可以新增快递记录。IT买了设备，自己顺手登一下；人事预约面试者，提前把到站时间标进去。甚至连保安大叔都学会了用手机拍个面单，选个部门，点提交。

她还加了个‘紧急程度’字段，分三档：普通、重要、活体（比如面试人、维修工）。标了‘活体’的，系统会提前30分钟推消息到前台和对接人手机。上次有个供应商带着样品上门，前台刚泡好茶，人就到了。对方笑着说：‘你们现在挺准啊。’

用了不到一个月，旧地址的误寄件少了八成。财务的发票打印机那次之后再没丢过，IT的安全U盘也终于没被当成下午茶福利。

最意外的是，市场部自己发现了新用法。他们经常寄样品给客户，以前全靠脑子记或微信留言，经常漏跟进度。现在他们直接复用了小张的快递模板，改成‘外发样品追踪’，加了客户名称、反馈截止日，系统到期自动提醒跟进。连销售部看了眼，也照着做了一套‘合同寄出回执’流程。

小张没想过自己会变成‘流程种子用户’。但她发现，真正管用的系统，不是让人去适应流程，而是让流程长成大家习惯的样子。就像现在，谁收到快递，第一反应已经不是‘放前台’，而是‘登一下蓝点，打个勾’。

前几天老板路过前台，看见屏幕上那个蓝色的小图标，随口问了句：‘这系统谁弄的？’

小张正在整理本月快递报表，头也不抬地说：‘我搭的，不花钱，还好改。’