小赵是公司行政部最不爱说话的那个，但事儿办得稳。半年前他接手了办公用品管理，本以为就是清点笔纸本夹、登记领用记录这种闲差，结果第一个月对账就发现不对劲——打印机墨盒明明只发了12个，系统里却显示用了18个。

他没声张，先翻了纸质领用表，又查OA里的审批流，发现流程上人人签字齐全，可实物就是对不上。他蹲在耗材仓库角落琢磨了好几天，突然注意到一个细节：每次领取墨盒，都是各部门派人来拿，登记本上签个名字、写个日期，谁也不会当面核对型号或序列号。有人顺手多拿一个带回去备用，也没人知道。

这还不是最离谱的。有次财务催着要上季度耗材报表，小赵一整理才发现，光是A4纸这一项，人均每月消耗量比行业平均高出两倍。他跑去问销售部的小刘，对方一脸无辜：‘我们确实用得多，但也没到天天换箱的地步啊。’

小赵开始怀疑，是不是有人把纸拿去包装样品寄快递？或者保洁阿姨顺走了几包家用？可这些都只是猜测，没有证据，也不好开口问。

直到有天IT老周修完打印机顺口提了一句：‘你们有没有发现，最近换墨盒的频率特别高？有些机器报错说兼容性问题，其实是装了非原厂的。’

这句话像根针，扎破了小赵脑子里那个一直鼓胀的气球。原来问题不全出在‘人’身上，而是整个管理链条太松了——从入库、存储、申领到使用，全是靠人盯人、靠自觉、靠信任。

他决定换个玩法。

先是把所有耗材贴上了二维码标签，每个墨盒、每箱纸都有唯一编号。然后他自己搭了个简单的登记系统，用的是公司刚试用的一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具。这软件没人教他用，他自己摸索了两天，发现它最大的好处是：不用等IT开发，想管什么就能自己建个模块。

他先是建了个‘耗材档案’，录入品牌、型号、单价、供应商信息；然后做了个‘智能申领流程’，谁要领东西，必须在手机上提交申请，选择用途、填写预估用量，部门主管线上批。最关键是最后一步——领取时扫码出库，系统自动扣减库存，还能关联到申请人名下。

更妙的是，他设了个规则：如果某人一个月内申请第二次墨盒，系统就会自动弹出提醒：‘该用户近30天已有同类申领记录，是否确认必要？’ 财务那边也能实时看到各部门消耗趋势，再也不用月底突击催报表。

用了不到一个月，异常消耗直接降了六成。有次市场部想一次性领五箱A4纸做活动物料，流程走到一半被拦下，因为系统提示‘单次申领超过阈值，需附加说明文件’。他们补了个活动方案后才通过，反而让行政和财务都更清楚资源去向。

后来小赵还加了个‘闲置共享池’功能。比如设计部换了新打印机，旧墨盒还能用，他就拍张照上传到系统，标上‘可调拨’，其他部门看见就能申请领取。上个月光这一项就省了将近八百块采购费。

最让他得意的是，有次审计组来抽查办公支出，翻完系统记录后说：‘你们这个耗材流向很清晰啊，连谁在哪天领了哪个批次的笔芯都能查到。’

其实小赵心里明白，这套体系能跑起来，不是因为他有多聪明，而是工具给了他‘动手改造’的空间。以前他也试过Excel表格加微信群接龙，结果三天不更新就乱套。而现在，哪怕他请假一周，系统照样记账不误。

前几天他还在系统里埋了个小彩蛋：当某个耗材库存低于安全线时，不仅会邮件通知他，还会自动生成一张采购建议单，推送给采购专员。有次连采购都没注意到的硒鼓型号停产了，系统比对历史数据后主动提示‘建议更换为兼容型号’，愣是避免了一次断供风险。

现在部门里有人说他是‘耗材警察’，他也不恼，只笑着说：‘我不是管人，我是让东西自己会说话。’