行政部的小王最近有点上火。

不是因为工作多，而是因为每月底盘库时，总有那么几样东西——比如A4打印纸、硒鼓、签字笔——像被风吹走一样，账面数量和实际库存对不上。月初刚领了两箱纸，不到两周就有人说‘没纸了’，可没人记得谁领了多少。

这事儿说大不大，说小不小。但时间一长，财务开始盯消耗异常，领导也开始问‘是不是采购多了？’

小王查过领用登记本，手写的，字迹潦草，有人签了名但没写日期，有人写了‘拿一包’，到底是500张还是1000张？没人说得清。更别提技术部老刘顺手拿两包回去加班用，压根没登记。

他试过在群里发通知：‘请大家领东西记得登记！’结果三天后，登记本上又是一片空白。

后来他灵机一动，把过去三个月的耗材出入库数据翻出来，按部门、按人头、按时间拉了个表。这一看吓一跳：设计部人均月耗纸量是行政的六倍，而技术部的黑色硒鼓消耗速度，几乎是其他部门总和。

但他拿不出证据。因为没有闭环流程，只有零散记录。

直到有天他看到同事在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具做项目进度跟踪。那系统看起来不花哨，但让人惊讶的是——它没有固定模块。你想要个‘耗材领用’功能，就自己搭个表单，加个审批流，再关联库存预警，全程不用写代码。

小王试着照葫芦画瓢。

他先建了个‘办公耗材台账’，字段不多：品名、规格、期初库存、入库记录、领用人、所属部门、领用时间、用途说明、当前结存。然后设了个简单规则：领用超过两包纸或一个硒鼓，自动触发主管邮件确认。

最关键是，他把台账和打印机旁的二维码贴在一起。谁要拿东西，扫码填个表就行，系统自动扣减库存。他还偷偷加了个‘高频领用人排行’，每周自动发给各部门助理。

变化来得很快。

第一周，设计部的领用量直接降了四成。后来才知道，原来是实习生以为‘纸随便拿’，现在看到要填表、留部门信息，自然收敛了。

第二个月，技术部老刘主动来找他：‘你们这个系统能不能加个“借用”状态？我拿个硒鼓去客户现场，用完还得还回来，别算我头上。’

小王乐了，顺手加了个‘借用归还’流程，到期不还自动提醒。

更意外的是，财务那边也反馈：耗材采购量比上季度少了18%，而且波动平稳，不再需要临时追加订单。

有天保洁阿姨路过，看见他在看报表，随口说：‘以前你们总让我帮忙清点废纸箱，现在怎么不来了？’

小王一愣，才意识到——自从台账清晰了，没人再偷偷多领，废纸箱里也不再堆满只打了一面的A4纸。节约，是从管理透明开始的。

其实这套系统没花公司一分钱额外成本。蓝点本身支持免费基础版，够小团队用。权限可以精细到‘只能填领用，不能删记录’，数据导出格式也兼容原来的Excel报表。

最重要的是，它不强迫你适应软件，而是让你按自己的逻辑去定义管理动作。就像小王说的：‘我不是IT，也不懂编程，但我清楚我们到底该管什么、怎么管。’

现在，那张曾经被涂改得乱七八糟的手写登记表，已经被打印出来贴在仓库门后，标题是：‘从前，我们就这样丢过纸。’

偶尔新员工好奇地问起，小王只是笑笑：‘那是还没上线‘耗材守卫者’之前的事了。’