设计部每周一的晨会总有种微妙的紧张感。不是项目进度压人，而是总监老周总会突然点名：‘小林，你上个项目用的那个手写体，授权续了吗？’

被点到的小林立刻翻记录、查邮件，脸都绿了。有次他支吾半天才承认：‘那个……是朋友推荐的免费字体，说是可商用……’老周当场皱眉，‘上次法务警告过的事忘了？我们差点因为一个字体被索赔八万。’

这事之后，行政贴了海报提醒‘禁止使用未授权字体’，但没人真当回事。设计师们每天接触几十个字体文件，下载、试用、替换，谁记得清哪个能商用、哪个只是‘个人免费’？直到市场部一次推广物料上线三天就被平台下架——侵权投诉来自一个专门盯着企业用错字体的版权公司。

赔钱事小，品牌声誉受损才是大问题。公司紧急开会，IT提议上一套数字资产管理（DAM）系统，报价八万多，还得对接权限、培训三个月。老板一听就摇头：‘就管几个字体？花这个钱？’

这时候，设计部实习生小舟提了个想法：‘能不能做个内部字体台账？谁上传、谁审核、谁能用，全记清楚。’

她原本只是在大学做过课程管理表，但对数据分类特别较真。她拉了个Excel，列了字段：字体名称、来源链接、授权类型（个人/商业/需购买）、有效期、上传人、审核状态。可很快问题来了——设计师经常临时换字体，Excel版本满天飞，有人用了未审核的，还手动改表蒙混过关。

小舟找到IT部借了一下午，试了三款轻量级管理工具，不是字段固定没法改，就是流程不能自定义。最后她在同事推荐下用了蓝点通用管理系统，说‘这玩意儿像搭积木，你要什么字段、什么审批流，自己拖一拖就行’。

她花了一个午休时间，建好了‘设计资产-字体库’模块。新增了几个关键功能：

• 自动打标签：上传字体文件时，系统根据授权文档关键词自动标记‘商业可用’或‘待确认’；
• 审批链嵌入：设计师想用新字体，必须提交申请，由设计主管和法务双审，流程走完才能解锁下载权限；
• 到期预警：授权快到期的字体，提前15天邮件提醒负责人续费或替换；
• 使用追踪：每次下载或引用，系统留痕，月底生成‘高风险字体使用报告’给老周看。

最妙的是，她把常用字体做成‘推荐包’，新人入职直接领取，避免乱搜乱下。连IT都惊讶：‘这哪是实习生，简直是产品经理。’

用了两个月，设计部再没出过版权问题。更意外的是，市场部看到后主动来‘抄作业’，做了个‘图片素材授权库’；HR也搞了个‘员工作品集归档表’，防止离职带走项目源文件。

老周后来在部门总结里写了一句：‘有时候，管理不是靠制度压人，而是给人一个不犯错的路径。’

现在设计部打印机旁贴着一张A4纸，上面是小舟写的操作口诀：‘新字要登记，商用看标签，审批不过关，PS也别开。’底下还画了个哭脸PS图标。

上周客户来访，看到这张纸笑了：‘你们还挺有梗。’老周没接话，心里却明白——这张纸背后，是一个不再靠人盯人、而是靠流程兜底的小小管理革命。