上个月最后一个周五，财务部的小林在群里发了一条消息：‘请各部门把本周临时用工的工时表发给我，今晚必须汇总，明早九点前要报给外包公司。’

消息发出后，群里沉默了三分钟。然后，行政老张回了一句：‘我这边手头有两个表格，但不确定哪个是最新版。’技术部的阿杰直接说：‘我们这周换了两拨人，排班调整了三次，现在Excel里乱得像蜘蛛网。’

我盯着屏幕，想起去年这时候，每到月底都要开一场“工时对账大会”。大家围在会议室，拿着各自的Excel、微信聊天记录、甚至手写纸条，一条条核对谁干了几个小时、谁顶了谁的班、有没有漏签到。吵到最后，往往是谁嗓门大，谁的数据就被采纳。

这种混乱不是没人管，而是“管不动”。临时用工不像正式员工有固定考勤系统，每个人来的时间不同、岗位不同、结算周期也不同。人事不想为几十个人单独上一套HR系统，财务又要求数据精准可追溯。夹在中间的部门主管，只能自己想办法。

直到三个月前，我们部门来了个新助理小陈。她不声不响地做了一件事：在蓝点通用管理系统里搭了个‘临时人员工时池’。

她没写代码，也没找IT帮忙，就是用了系统里的自定义表单和流程引擎。第一步，她建了个‘临时人员登记表’，字段包括姓名、身份证号、所属外包公司、岗位、预计工作时段、负责人签字确认。第二步，设置了一个‘每日签到打卡’流程，每人每天工作结束后，由现场主管在手机上勾选完成情况，附上现场照片。第三步，最关键——她设了个自动规则：只有签到记录和负责人确认都齐全，才算有效工时，否则系统自动标黄提醒。

最开始大家觉得麻烦，觉得多此一举。但第一次月结时，奇迹发生了：财务拿到的数据准确率接近100%，没有一笔争议。更意外的是，外包公司反馈说，这是他们合作三年来第一次没收到纠错邮件。

后来我们发现，这套系统还悄悄改变了人的行为。以前临时工走了没人管，现在主管会主动提醒‘记得打卡’；以前交接全靠口头，现在系统里能看到谁接了谁的班；甚至有一次，一个临时工想虚报半小时，结果发现现场照片时间和打卡时间对不上，自己主动删了申请。

其实这套逻辑并不新鲜，无非是‘数据留痕+流程闭环’。但难点在于，大多数管理软件都是‘你得适应我’，而我们真正需要的，是一个能跟着业务跑的工具。比如上周，保洁团队突然要按楼层结算费用，小陈花二十分钟改了下字段和计算公式，第二天报表就自动按楼层分好了。

我也试过其他工时管理软件，要么功能太重，要么灵活性太差。有的连‘半天以下用工’都算不明白，有的导出个数据还要等后台跑批。而蓝点的好处是，你不一定要懂技术，只要能把流程想清楚，就能把它搬进去。就像搭积木，一块块拼出你想要的样子。

现在，那个曾经每周五下午必吵的工时问题，已经没人提了。偶尔有人问‘这周临时工怎么算？’，另一个人就会笑着说：‘去看系统，绿的都是准的。’