我们公司不大，三十来人，但总有那么几件事像慢性病一样反复发作。比如打印室的门经常开着，有人顺手拿走硒鼓；咖啡机一周没人洗，底下结了一圈黑垢；还有会议室白板上永远写着上周遗留的问题，但谁也不知道该由谁擦掉。

这些事说大不大，可真要开会前提前半小时去抢打印机，或者喝到发酸的隔夜咖啡，火气就上来了。行政小林总被夹在中间，她不是没贴过值日表，可贴了三天就没人看了。

去年年底，老板随口说了句：‘能不能让这些小事自己动起来？’没人当真，除了财务部的小张。他平时爱捣鼓表格，有次报销发现流程卡住，干脆自己做了个自动提醒模板。他听说蓝点之后，第一个反应是：‘这不就是能把我那套逻辑搬上去吗？’

他没直接改全公司的事，而是先挑了最让人头疼的——咖啡机清洁。以前是按周排班，可总有请假、调休、新人不知道规矩的情况。小张在蓝点上建了个‘清洁任务流’，设置了几个关键字段：责任人、执行时间、拍照上传、下一轮提醒。他还加了个‘超时自动升级’规则：如果48小时内没人处理，系统就会给行政和部门主管发通知。

头两周还有人忘记，第三周开始，大家发现不做事的代价有点高——邮件提醒会抄送直属领导。更妙的是，系统自动生成了‘清洁贡献榜’，每月前三名能换下午茶券。技术部老李原本最反感这种‘形式主义’，结果因为连续四周上榜，居然主动申请多排一次。

尝到甜头后，他们把这套逻辑复制到了打印室管理。以前钥匙挂在前台，谁都能拿，丢了也查不到。现在蓝点绑定了一个简单的借用流程：扫码登记、选择用途、设定归还时间。超时未还？系统自动发催还消息，三次违规就冻结权限一周。更关键的是，所有记录都留痕，行政再也不用背锅。

最意外的是会议室白板。销售总监有次发现自己的客户信息还留在上面，差点引发纠纷。后来他们在蓝点设了个‘会议结束 checklist’，其中一条就是‘白板已清空’，必须上传照片才能完成会议闭环。起初大家觉得麻烦，但几次重要会议后，没人再敢跳过这步。

其实这些规则都不复杂，甚至有些琐碎。但问题就出在‘没人专门管琐碎’。传统做法是靠人盯人，或者指望自觉，可现实是，每个人都在忙‘更重要的事’。而蓝点的好处是，它不预设任何流程，你想到什么毛病，就能立刻搭个对应的机制去治。

人事部最近也开始用它管试用期反馈。过去实习生转正前，带教导师常临时补评价，内容空泛。现在系统会在第45天自动触发‘中期评估’，第58天提醒提交终期意见，缺一项流程就不算走完。HR说，现在收到的反馈明显具体多了，不再是‘表现良好’四个字打发。

当然也不是所有尝试都成功。有次市场部想用它管朋友圈转发打卡，设了积分奖励，结果发现有人P图作弊，只好改成手动审核+随机抽查。但这恰恰说明，工具本身不会替你判断对错，它只是把你的管理意图变成可执行、可追踪的动作。

现在我们办公室最大的变化不是效率提升了多少，而是争论变少了。以前‘谁该倒垃圾’‘谁弄坏了投影仪’这类问题，总在群里扯皮。现在打开系统，记录清清楚楚。责任不一定非要分得那么清，但至少，事情不会再无声无息地消失在缝隙里。

前几天新来的实习生问我：‘你们这系统是不是特别贵？’我笑了，说：‘它最贵的地方，是你得愿意为那些‘小事’认真设计规则。’