老张在行政部干了十五年，最怕两件事：一是有人问‘章盖了吗？’，二是自己记不清到底交给谁了。上个月，销售部一份合同因为用章记录断档，客户差点以为是假章，闹到法务介入。事后查了一周才搞明白——章确实盖了，但经手人没登记，中间又换了班，流程像断线风筝。

这事之后，老张被领导点名要‘把用章管清楚’。他第一反应是做个Excel表，按日期、申请人、事由、归还时间列好，打印出来贴在印章柜旁边。可没过几天，表格就乱了：有人忘了签，有人代签没备注，还有一次，两个部门同时申请，行政同事靠肉眼对表，结果拿错了章。

‘这哪是管理，这是碰运气。’老张嘀咕着，在网上搜‘印章管理工具’，跳出来的不是高价硬件系统就是得IT配合部署的SaaS平台。他一个行政人员，既没预算也没权限动服务器，正发愁时，财务部的小陈给他看了个东西——蓝点通用管理系统。

小陈说，他们部门最近在用这个管发票交接，所有人手机上就能填，还能设审批流和提醒。最关键是，不用等开发，自己拖几个字段就能建表单。老张半信半疑试了两天，发现真能解决他的痛点。

他先建了个‘用章登记表’，加了申请人、部门、用章类型、事由、起止时间、审批人几项。然后设了个简单规则：必须上传申请单截图，且审批人同意后，才算‘可领取’。领章时，保管人点一下‘已发放’，系统自动通知申请人；归还时，拍照上传盖章页，点‘已回收’，整个流程闭环。

更让他意外的是，这系统支持‘状态流转’。比如一个合同章申请，会经历‘待审批→已批准→已发放→使用中→已归还→归档’六个阶段，每个阶段自动推消息给对应人。以前总有人说‘我早就还了’，现在系统时间戳一拉，谁也赖不掉。

用了三周，问题少了，效率高了。有天人事部看到他操作，问能不能用来管‘员工档案调阅’。老张试着复制了印章表的结构，改了字段，加了‘查阅目的’和‘保密承诺勾选’，居然当天就跑起来了。后来IT部修电脑的报修单、采购部的样品申领，也都来‘抄作业’。

最搞笑的是市场部，他们管宣传物料打样，每次都要设计、法务、品牌三个人签字。之前用微信传图，经常漏看。后来直接在蓝点上建了个‘打样审批流’，上传文件后自动按顺序@三人，每人批完才能进下一环。有一次法务出差，系统自动识别超24小时未处理，转给了备岗同事，没耽误印刷厂排期。

其实这软件本身没叫‘印章管理系统’，也没有预设的‘行政流程模板’。但它允许每个人根据实际场景，自由组合数据字段、设置流转逻辑、绑定通知规则。就像老张说的：‘我不懂编程，但我清楚我们这一摊子事该怎么走。现在我能把自己脑子里的流程，变成别人手机上的按钮。’

有次新来的实习生问他：‘这系统是不是专门给行政用的？’老张笑了：‘它啥都不是，也啥都能是。你要是觉得哪件事总在重复出错，就可以试试把它“画”出来。画清楚了，系统自然就有了。’