行政小李有个外号，叫‘周五幽灵’。不是因为她翘班，而是每到周五下午三点一过，她就像被谁按了暂停键——人影不见，手机静音，连工位上的绿萝都显得格外寂寞。

一开始大家以为她提前下班，直到有次市场部急着要盖章发合同，翻遍全公司找不到人，最后在茶水间发现她正蹲在地上核对下周团建的零食清单，嘴里还念叨：‘这周订的薯片又少了两包……’

原来，小李根本没走。她只是把自己‘埋’进了琐事里。

她的电脑桌面上躺着七八个Excel文件：《办公用品申领表》《会议室使用登记》《访客接待记录》《固定资产盘点表》《员工生日礼品清单》……每个表都由不同部门传来传去，改得花里胡哨。有人用红色标注‘紧急！’，有人加批注说‘等领导回来再批’，还有人直接手写在打印出来的纸上拍照发给她。

‘我不是不想回消息，’小李后来跟我们吐槽，‘是我不知道该先处理哪一条。一个申请单可能卡在三个地方，我得一个个去问，等流程走完，人都下班了。’

最离谱的一次，技术部申请买一台绘图板，流程走了九天。最后发现，是因为审批人出差，而他的备用审批人压根不知道自己被设成了代理。

这事传开后，老板没骂人，反而让IT搭了个内部系统，想把流程‘管起来’。结果第一版上线，大家抱怨更多了——新系统太死板，换个打印机硒鼓也要走五步审批，还得选‘资产类别’‘预算归属’‘采购方式’……很多人干脆绕开系统，继续私聊小李。

眼看又要回到原点，小李却悄悄变了。

有天周一早上，她居然准时出现在办公室，还带了杯咖啡。更奇怪的是，她开始主动提醒各部门：‘你们的耗材申请还没提交哦’‘三楼会议室下周二空着，要预定吗？’

有人好奇问她怎么做到的，她笑了笑，打开电脑，给我们看了个东西。

是个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。她说这不是公司统一推的，是她自己试用了一个多月的结果。

‘它不像别的系统那样非得让你填一堆字段，’她边说边操作，‘我可以自己画个表单，比如“零食申领”，就三个必填项：部门、数量、领取时间。流程我也能拖拽设计，比如行政主管批了就行，超过200块才要往上走。’

最让她满意的是‘自动催办’和‘代理解锁’功能。‘以前审批人不回，我就干瞪眼。现在系统会自动发提醒，超时还能临时转给其他人。上周我请假，所有待办都转给了同事，一点没耽误事。’

她甚至把‘周五下午’设成了‘自动清空日’。每周四下班前，系统会汇总所有未完成事项，生成一张待办看板，标红即将逾期的任务。她可以提前协调，而不是等到最后一刻被追着跑。

渐渐地，其他部门也开始用这个工具。

财务部老张做了个‘发票归集表’，设置规则：金额超500的自动标记为‘需复核’；采购部老陈搞了个‘比价追踪器’，每次供应商报价更新，系统自动对比历史数据，异常波动立刻预警；就连技术部也搭了个‘设备借用登记’，扫码就能借还，超期自动扣绩效分（开玩笑的，其实是发提醒邮件）。

关键是，这些都不是IT开发的，是他们自己动手配置的。没人需要学编程，就像搭积木一样，拖几个字段，连几条线，流程就跑起来了。

现在的小李，周五下午三点还会消失——但她是在健身房打卡。走之前，她会在系统里留个‘自动回复’：‘本周任务已清空，如有紧急事项，请联系系统代办人。’

偶尔有人怀念过去那种‘找小李就对了’的日子，但更多人发现，当每个人都能管理自己的流程时，那个总在救火的人，终于可以好好喘口气了。