去年年底公司搞年度团建，行政小陈负责收发票、贴票、走报销。往年这事她都头疼，今年倒是出奇顺利——不是因为同事配合得好，而是她在蓝点通用管理系统里悄悄设了个‘报销角色’字段。

事情是这样的：每次团建回来，大家交发票就像交作业，有人拖到 deadline 前两小时才发微信，有人把餐费和打车混在一起不分类，还有人连时间地点都说不清。财务那边总抱怨‘附件不全’‘事由模糊’，最后全是行政兜底补材料。

小陈早就想改，但提过几次都被说‘流程太复杂’给顶回来了。今年她没开会，也没发通知，就在系统里新建了个‘团建报销’应用，加了个叫‘报销角色’的下拉字段，选项是：主牵头人、协助人、普通参与人。

她只跟几个部门骨干私下说了句：‘你要是想少填点东西，就别当主牵头人啊。’

结果神奇的事发生了。

以前没人愿意主动牵头，这次反而争着当‘协助人’。市场部小林本来是活动组织者，看到这个字段后主动申请把自己改成‘协助人’，还拉着另一个同事一起挂名主牵头。后来小陈才知道，他们私下商量好了分工，谁都不想最后背锅贴票。

更妙的是，系统自动根据‘角色’分配了不同的表单权限。主牵头人必须上传完整行程清单、人数签到表和总费用说明；协助人只需补充自己经手的部分消费凭证；普通参与人直接上传个人发票就行，连事由都不用写。

最让财务惊喜的是，所有数据进系统后自动生成一张汇总表，哪笔钱是谁负责的，一清二楚。以前要三天才能核完的账，这次一天半就过了。

这事儿传开后，研发部也开始学。他们搞技术分享会，也用了类似的逻辑：主讲人、协讲人、听众，对应的提交任务完全不同。后来连HR都在招聘流程里照搬这套，把‘简历推荐人’‘初筛负责人’‘面试官’都做成角色字段，谁漏了反馈系统直接标红提醒。

其实‘报销角色’这个设计，根本不算什么高级功能。但它背后有个很朴素的管理逻辑：责任越模糊，执行越打折；而只要把‘谁该干什么’嵌进流程本身，人就会自然调整行为。

很多系统只能固定审批流，但蓝点的好处是，你可以随便定义字段、规则和视图。小陈甚至后来加了个‘历史角色统计’图表，看看谁常年当甩手掌柜，谁总是默默扛事——管理层看了一眼，第二个月就开始调团队分工了。

前两天茶水间碰见她，我随口问：‘这系统是不是你们领导推的？’

她笑：‘哪啊，他到现在都不知道有这功能。我是看帮助文档里提到“可自定义角色权限”，顺手试了试。’

有时候改变一个流程，不需要大张旗鼓搞改革。你只需要在一个不起眼的地方，放一个让人不得不认真对待的选项。