财务部茶水间那台老咖啡机旁边，贴着一张手写纸：

意式浓缩 3元｜美式 5元｜加奶+1元｜王姐不许赊账

底下压着个皱巴巴的笔记本，记录着谁喝了什么、付没付钱。这本‘江湖账’已经传了三任出纳，字迹叠着字，涂改液像补丁。直到上个月，会计小林在上面发现自己被记了7杯未付款美式——而她根本不喝美式。

‘我又不是故意不给，’她翻着本子说，‘是张主管帮我垫的，他忘了划掉。’

没人想管这个账，但也没人敢拆这台用了八年的咖啡机。它早就不只是饮水设备，而是部门情绪温度计：项目通宵时，咖啡机前永远有人；审计来了，大家宁愿去楼下便利店买贵一倍的饮料，也不愿面对那本糊涂账。

小林试过Excel。建了个表，设了公式，还做了颜色区分。可问题来了：行政换牛奶供应商那天，价格变了，她得手动改所有历史记录；实习生误删了第三行，整张表的数据全乱了；最头疼的是，每次要查‘上个月谁欠了最多’，她得重新筛选、求和、导出，像破案。

直到她在公司内网看到技术部用一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西搭了个设备报修流程。点进去一看，界面简单得像张白纸，但能拖拽生成表单，还能让数据自己跑逻辑。

她花了两个午休时间，照猫画虎做了个‘咖啡管理应用’。

第一步，建了三个模块：饮品价目表、消费记录、个人账户。价目表独立存在，一旦更换牛奶品牌或咖啡豆成本上涨，改一次，所有历史消费自动按新旧价格归档。

第二步，设置扫码登记。每人领卡，刷一下自动带出姓名，选饮品类型，系统实时扣款并更新个人余额。她偷偷给自己加了个隐藏功能：连续三天喝同一种咖啡的人，会在备注栏出现小图标，后来成了同事间调侃的暗号。

最妙的是‘预警规则’。她设了三条：

• 账户余额低于5元，发提醒到企业微信；
• 某人连续五次忘记刷卡，自动冻结权限，需找她解封；
• 每周五下午三点，系统自动生成本周消费TOP3名单，匿名投屏到茶水间电视，配文案‘感谢贡献咖啡因的你’。

上线第一周，出纳老陈发现自己的名字出现在TOP榜上。他平时总忘刷卡，系统冻了他两次，他气哼哼地找小林理论。结果第二天，他主动交了200元预存金，还问能不能加个‘请同事喝一杯’的功能。

现在那张手写纸还在，但下面换了新本子——其实是张活表格的打印版，每周一更新上周汇总，末尾附二维码，扫码可查明细。咖啡机上方多了个小屏幕，显示实时库存：咖啡豆剩32%、牛奶剩半箱、糖包告急。

有天审计组来抽查办公耗材，顺口问起咖啡支出。小林十五秒调出半年数据：人均月消费18.6元，最高纪录是项目上线那周，技术部单日消耗47杯美式。报表里甚至有趋势图：每逢月底报销日前后，加奶比例上升23%——她说，那是因为‘大家喝咖啡时更需要温柔’。

最近，行政部想把这个模式复制到绿植养护上。每盆植物有个数字档案，浇水人扫码登记，超三天没人管，自动提醒责任人。IT主管开玩笑说，下次该给会议室椅子装传感器，看谁坐太久不起来活动。

小林没告诉任何人，她在系统里埋了个彩蛋：每年冬至那天，所有消费满30元的人，账户会自动收到一杯免费热巧克力。这是她唯一没写进说明书的功能。