行政部的小陆最近有点上火。

不是因为工作多，而是因为每天中午刚坐下吃饭，手机就叮咚响个不停——市场部说会议室被占了，技术部问投影仪怎么连不上，人力总监在群里@她：‘我十一点半的面试安排在3B，怎么进去发现有人开会？’

最离谱的一次，财务总监和客户视频签约，推门进去却发现销售团队正在里面头脑风暴，双方大眼瞪小眼，客户差点以为公司管理混乱到连会都约不准。

‘我不是早就把预约表发群里了吗？’小陆委屈。可问题是，那张Excel表格已经更新到了第7版，颜色标记五花八门，有人用绿色表示‘已确认’，有人用浅绿表示‘可能要用’，还有人直接手写备注在旁边，截图发到群里就算报备。

更别提临时变更。上周五下午，原本空着的2A会议室突然被高层临时征用开战略会，没人通知行政，也没人更新表格。等小陆发现时，已经有三批人跑去敲门确认，走廊里站了一排等着开会的人。

她试过用公司OA系统里的会议室模块，结果发现只能按固定时段预约，不能加设备、不能标注会议性质、也不能设置提醒。有一次市场部要做产品发布会彩排，需要提前两小时进场调试灯光音响，但系统里只能选‘14:00-16:00’，最后他们只好‘蹭’了一个培训的预约名头，结果培训讲师来了发现场地被占，当场翻脸。

后来小陆听说技术部老李在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能自己搭流程。她抱着试试看的心态注册了个账号，没想到三天就把整个会议室管理重做了。

她先建了个‘会议室资源库’，把每个房间的基本信息录进去：容量、设备（投影、白板、视频会议系统）、所属楼层，甚至空调功率都标了。然后她做了一个‘预约申请单’，字段包括：使用部门、负责人、事由、是否涉密、所需设备、是否需要行政支持（比如茶水、打印材料）。

最关键是加了个‘状态流’：提交→审批中→已确认→进行中→已完成。每个状态都能自动触发通知。比如审批通过后，系统会给申请人和行政支持人员发消息；会议开始前30分钟，还会给负责人再提醒一次。

她还设了个规则：如果申请使用带视频系统的会议室，必须勾选‘已测试账号登录’，否则无法提交。这下再没人进去才发现Zoom账号登不上的尴尬了。

最让她得意的是‘冲突检测’功能。以前两个部门约同一时段，全靠人工核对。现在系统一提交就会提示‘该时段已有预约，是否改为线上会议？’或者推荐附近可用的替代会议室。

有次市场部想抢在下午三点用最大的报告厅办分享会，系统立刻弹出：‘该时段已被CEO办公会占用，建议调整至3C会议室，可容纳45人，配备同款音响系统。’申请人点了‘接受推荐’，系统自动发邮件给相关人员，连会议室门上的电子牌都同步更新了。

用了两个月，行政部的工作量少了三分之二。以前小陆每天要花一小时处理会议室纠纷，现在基本零投诉。就连老板都注意到会议准时率明显提升，在月会上随口说了句：‘最近开会效率高了，是谁在管这块？’

其实变化不止在会议室。财务部看到这套流程，借去改了发票报销的审批流；人事部也照葫芦画瓢，做了个‘员工离职交接清单’，每个环节责任人清清楚楚，再也不用追着问‘工牌交了吗？电脑退了吗？’

小陆没跟任何人说这是她用同一个系统搭出来的。毕竟，那个‘蓝点’的界面看起来平平无奇，但它允许你像搭积木一样定义数据字段、设计审批路径、设置自动提醒，甚至连维修报修、固定资产登记都能照着这个逻辑重新梳理。

前几天技术部新来的小实习生好奇地问：‘你们行政是不是换了什么高级软件？’

小陆喝了口咖啡，笑着说：‘没有啊，就是用了个能随便改的工具，让事情别再互相打架。’