我们公司不大，三十来人，行政部就两个人：我和小李。以前每天一上班，就得打开一个叫‘杂事清单’的Excel表，里面密密麻麻记着各种待办事项：谁的工牌还没发、哪个会议室下周要布置、空调维保是不是快到期了、新员工电脑配不齐……

这表是我们自己攒的，颜色五花八门，红的是紧急，黄的是临近，绿的是已完成。可问题是，颜色再多，也挡不住漏事。上个月市场部搞活动，临时要两台投影仪，结果那天设备全被技术部占着做培训，现场差点翻车。老板没多说，但我心里清楚——再这么靠人盯人，迟早出大事。

后来是财务部的小陈提了一嘴：‘你们怎么不用蓝点那个系统？我们报销流程早就搬上去了，还能设自动提醒。’

说实话，一开始我挺抵触的。一听‘系统’俩字，就觉得复杂，还得培训、填字段、走流程，对我们这种杂活一堆的部门来说，怕是省不了时间反而添乱。但小陈说：‘它不一样，你想要啥功能，自己拖拖拽拽就能搭出来，不用等IT。’

正好那阵子我们正在为季度办公用品采购头疼。每年这时候都要核对各部门用量、比价、走审批、等发货，前后得折腾两周。今年我试着在蓝点上建了个‘办公用品管理模块’。先把自己原来的Excel表格导入，然后按部门拆成子表，再加了个‘申领周期’字段，设成每季度第一个月开放填写。最关键是，我设了个规则：一旦提交申请，三天内没人审批，系统就会自动给审批人发消息提醒，抄送我。

你猜怎么着？以前总有人说‘忘了看邮件’，现在消息直接弹到企业微信里，再也没人装看不见。第一次跑通这个流程时，整个采购周期从两周缩到五天。连老板都问了一句：‘你们最近效率挺高啊？’

这下我和小李来了劲。我们开始把‘杂事清单’里的条目一个个往系统里搬。比如工牌制作，原来是谁入职谁找我，我再手动记一笔。现在HR每录入一个新员工，系统自动触发一条‘工牌待制’任务，分配给我，截止日是入职前两天。完事我点个‘完成’，还会自动通知前台准备接待包。

最让我意外的是会议室管理。之前老有人抢会议室，尤其是下午三点那场会，几乎每周都撞车。我在系统里建了个会议室预约表单，加了两条自定义规则：一是同一人一周最多订两次，二是每次最多两小时。还设了个‘冲突预警’，只要有人重复预约，系统立刻标红并通知对方。试行第一周，冲突数从平均三次降到零。

小李最得意的是她做的‘供应商服务跟踪卡’。她把保洁、绿植、饮水机这些服务商的信息全录进去，每项服务设好周期，比如保洁是每周一三五，绿植每月换一次。系统到日子就自动跳出提醒，完成后打钩，还能上传照片留痕。她说现在再也不用靠脑子记‘今天该不该打电话催绿植公司了’。

其实这类事听起来琐碎，但加起来就是行政工作的大部分。以前我们总以为管理软件是给财务、人事或者生产用的，轮不到我们这种‘打杂’的。可真用起来才发现，越是碎片化的工作，越需要一点点结构化的工具来兜住。

现在我们那个Excel‘杂事清单’已经三个月没更新了。偶尔翻出来看一眼，像在看老照片。有时候我会想，不是我们不够认真，而是工具太原始。就像以前走路去上班，突然发现家门口通了地铁——不是人变了，是路变顺了。

前几天新来的实习生问我：‘姐，你们这些流程是谁设计的？’我说：‘我自己。’她愣了一下：‘还能自己设计？’我笑了：‘对啊，现在谁还等别人给你搭架子？’