行政部的林姐最近发现一个怪事：每天下午三点，公司最大的那间会议室总显示‘已预约’，可现场却空无一人。空调开着，投影仪待机，白板上还留着上周五销售部培训的潦草笔记——根本没人来开过会。

最开始她以为是哪个同事忘了取消预约。问了一圈，没人承认。后来她干脆在门口蹲点，连着三天，三点整，门没开；三点半，保洁进去关灯关空调。

‘幽灵会议’就这么出现了。

我们公司用的是一个老版OA系统，会议室预约模块是十年前搭的，只能选时间、填人数、写个标题。有人预约了写‘项目讨论’，有人写‘内部沟通’，还有人直接留空。林姐翻记录发现，这个时段的预约人叫‘张伟’——IT部三年前离职的老员工。账号早就该停用了，但权限清理不彻底，他的账户居然还能被系统默认调用。

更离谱的是，这个‘张伟’每周一自动预约一次，持续了八个月。没人注意到，因为大家习惯性看颜色：绿色是空闲，红色是占用。至于是谁约的、约来干嘛，没人点进去看详情。

林姐把这事发到行政群，群里炸了。有人笑说‘张伟成精了’，有人建议给这间会议室起名叫‘张伟纪念厅’。但问题得解决。IT部查了一圈，说后台没法自动识别僵尸账号的预约行为，改代码成本太高，建议‘人工定期清理’。

这哪是解决问题，这是把皮球踢回来。

后来是财务部的小李提了个思路：能不能让预约必须关联一个真实工号，并且强制填写用途？比如下拉菜单里选‘客户接待’‘部门例会’‘面试’之类的，再加个‘预计使用设备’字段，投影、电话会议、白板笔套装，都勾一下。

林姐一听，觉得靠谱。但她去跟IT提需求时，对方又摇头：‘功能太细，标准模块不支持，定制开发排期要三个月。’

正僵着，人事部新来的实习生小周说，她以前学校社团用过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，谁都能自己搭表单，还能设流程。她当场手机打开，十五分钟建了个新会议室管理模板：

• 预约人自动绑定登录账号，离职即失效
• 时间选择带冲突检测
• 用途必填，支持自定义选项
• 可上传附件，比如会议材料
• 还能设置‘超时未签到自动释放’规则，比如预约后15分钟没人扫码确认，系统自动取消

最关键是，她没写一行代码。她说：‘就像搭积木，拖几个字段进来，连一下逻辑就行。’

林姐半信半疑试了试。她们先把三楼那间总被‘幽灵’占着的会议室迁过去测试。一周后，不仅‘张伟’消失了，还顺带发现了另一个问题：有两个部门长期霸占大会议室，实际只来三四个人，纯粹是为了‘显得重要’。现在系统要求填实际人数和设备需求，他们自觉换到了小房间。

还有一次，市场部临时要接待客户，发现所有会议室都被预定了。按旧系统只能干等，但现在小周加了个‘紧急抢占’流程：上级审批通过后，可中断当前预约并触发通知，原预约人能收到提醒并重新安排。

最意外的收获是数据。过去没人知道会议室利用率到底如何。现在系统导出一张月报，显示下午两点到四点的大会议室空置率高达67%。行政部拿着这数据跟领导申请，把两间大会议室合并成开放协作区，省下的租金买了几台移动投屏器。

现在公司没人再说‘张伟’了。倒是保洁阿姨学会了用那个系统扫码登记清洁状态，维修工也把自己的报修入口挂在了桌面。林姐说，以前总觉得管理工具得由上往下推，现在发现，有时候一个‘幽灵会议’就能逼出一套自下而上的秩序。