老陈是公司采购部的老资历了，二十年经手的单子摞起来能到天花板。他不爱用新系统，每次提交报价对比表，总在打印出来的Excel边上手写一行小字：‘A家交货慢但样品准，B家便宜但包装差，C家贵点但肯改模具’。

行政催着大家走线上流程时，总说：‘系统里填完就行，别搞额外动作。’老陈也不争辩，照旧写他的备注，反正没人看。

直到有次紧急改款，设计部临时换材料，采购时间压到48小时。几个新人翻遍系统里的‘供应商评分’和‘历史成交价’，挑了个综合分高的D厂，结果对方三天后才回消息——国庆调休，根本没人值班。

老陈当时正泡茶，瞥了一眼屏幕说：‘D厂节假日响应是短板，我写过。’

没人知道他写在哪。

后来还是助理在一堆归档打印件里翻到了那张带批注的比价表，上面密密麻麻全是这类‘非结构化信息’。财务总监看了半天，说：‘这些字比系统里的数据有用。’

问题来了：这些东西能不能进系统？

IT部门试过几种主流采购管理软件，字段都是固定的——联系人、报价、交期、付款方式。你想加个‘沟通风格’或‘节假日报价响应速度’？不行。要么改代码，要么忍着。

有家公司用了某知名SaaS系统，为了加一个‘是否接受试单’的勾选项，等了半年排期，还得付定制费。最后他们干脆在附件里传了个Word，标题叫《供应商潜规则清单》。

这事儿后来被一个实习生发到内部论坛，配文：‘我们花几十万买的系统，还不如老陈的便签纸智能。’

其实也不是没有解法。

隔壁分公司去年换了套蓝点通用管理系统，说是‘人人能自定义字段’。起初大家不信，觉得又是吹牛。结果采购组的小李真在里面建了个‘供应商软指标’表单，加了‘应急配合度’‘技术对接耐心’‘改图返工次数’这些怪字段，还设成星级评分。

更绝的是，她把老陈那堆手写备注一条条录入，再关联到对应供应商档案里。有次新项目选厂，系统自动弹出提示：‘推荐B厂：历史交期稳定，且曾夜间协助解决色差问题（见2023/08/17备注）’。

现在老陈的笔记越来越少。不是他不写了，而是写完顺手拍照上传，再在系统里补两句评语。他说：‘以前怕人看不懂，现在怕系统记不住。’

上周开会，采购经理调出一份报表，横向对比了五家候选供应商的‘隐性成本指数’，数据来源包括‘沟通耗时’‘样品修改轮次’‘物流意外频次’——全是过去没人量化的东西。

有人问：这数据哪来的？

小李指了指屏幕右下角：‘你猜。’

系统里有个不起眼的功能，叫‘自由备注转结构化字段’。意思是，你长期在某个单据下写同类内容，比如反复提‘包装易损’，系统会建议：‘是否将此信息提取为固定字段？’

一旦确认，以后所有相关单据都会自动带上这个选项。

这功能不炫，但救了很多人。

行政部现在连保洁排班都开始试这个系统。有阿姨反映夜班冷，顺手在排班记录里写了句‘二楼东侧走廊没暖气’。三天后，系统生成建议：新增‘值班环境备注’字段，并触发了物业维修工单。

有人说这是AI，其实不是。是系统愿意容纳‘不规整’的信息，并给它生长的空间。

管理的本质，有时候不是标准化，而是先承认：很多重要的事，一开始就是歪歪扭扭写的。