公司里最不缺的就是会。销售要复盘，产品要对齐需求，技术要开站会，HR还想搞团建。行政小张负责管三个会议室，每天最怕下午四点刷邮箱——准有一堆人问：‘我预约了三点半的A厅，怎么进去发现有人？’

起初她觉得是系统问题。公司用的是某知名OA里的会议模块，界面清爽，支持扫码签到，还能自动发提醒。可偏偏就是这个‘全自动’系统，让会议室越来越乱。

有一次，市场部明明预约了‘季度方案评审’，结果技术部几个人拎着笔记本就进去了，说他们也‘临时讨论一下方案’。两边在白板前大眼瞪小眼，最后还是总监出面才解决。事后小张查记录，发现两个预约的‘会议主题’都填了‘方案讨论’，系统根本分不清哪个是正式评审，哪个是临时碰头。

她试着在后台加了个备注栏，让大家写清楚‘是否对外演示’‘是否需投影调试’。可备注是可选项，大多数人嫌麻烦，要么空着，要么写‘例会’。更离谱的是，有次财务部预约了‘高管薪酬核定’，结果被新来的实习生看见标题，顺手转发到了部门群……

小张开始怀疑，问题不在大家不守规矩，而在于系统太‘标准化’。它把所有会议压成一条条日历事件，却忽略了每个会议室使用的实际维度：谁用、为什么用、需要什么设备、是否涉密、有没有外部人员进出。这些信息散落在邮件、微信和口头通知里，系统根本不抓。

直到有天，IT老陈帮她导数据时随口说：‘你这需求，其实不是排期问题，是分类问题。你们缺的不是日历，是个能自定义字段的表单工具。’

他推荐了一个叫蓝点通用管理系统的软件。小张一开始没抱希望，点进去却发现能自己画表单。她在‘会议室申请’里加了几个字段：

• 使用性质（下拉选择：正式会议/临时讨论/客户接待/设备调试）
• 保密等级（公开/内部/机密，选机密后标题自动打码）
• 设备需求（勾选投影、视频会议、白板笔颜色）
• 关联项目（可选填项目编号，方便后续统计资源消耗）

最关键是加了个‘事由详情’必填项，限制200字以内，要求写清具体议程。她悄悄在审批流程里设了规则：如果选了‘客户接待’或‘机密’，系统自动通知前台调整访客动线，并锁死当天其他时段的预约权限。

变化来得很快。第一次有人试图把‘部门聚餐’填成‘战略研讨’想占厅两小时，被系统识别出设备需求不符（没人选麦克风），触发了人工复核。还有次，产品部预约了‘用户测试反馈会’，系统根据‘外部人员参与’自动推送了会议室门口的电子屏提示：‘今日有访客，请勿打扰’。

现在，小张的会议室报表能直接导出分析：市场部平均每次会议调用3.2次投影，技术部最爱用绿笔写白板，而每月有17%的‘紧急会议’其实都在重复讨论同一个未决事项……这些数据被PMO拿去做了资源优化。

上周，CEO路过A厅，看见门口屏幕写着：‘进行中：Q3增长策略终审（机密）’，转身就走了。后来听说他对行政总监说：‘最近开会清净多了，起码不会再撞见谁在播PPT求婚。’