公司行政小周最近接手了一项让她头疼的工作——整理离职员工的交接进度。每到月底，HR都会把当月离职名单发给她，她要一项项核对办公设备归还、门禁权限关闭、邮箱转接、固定资产调拨这些事项有没有完成。

最开始她是用Excel表格登记，列好姓名、部门、最后工作日，再手动给相关同事发消息确认。可很快她就发现，哪怕自己每天盯着，总有那么几项‘卡住’。比如市场部上个月离职的小林，电脑交了，但U盘一直没还；技术部老赵走了两周，邮箱还挂着项目群，IT那边却没人去处理归档。

她跑去问IT主管，对方说：‘我们也是收到通知才操作，没人提醒我们什么时候该关权限啊。’财务也抱怨：‘资产回收清单不齐，我们没法走销账流程。’

小周意识到，问题不在谁不负责，而在于整个流程是‘被动响应’的。每个人都等着别人来通知，而那个‘通知’常常随着离职手续的推进被遗漏或延迟。

她试着在现有的OA系统里加了个待办任务流，设定在员工提交离职申请后第三天，自动提醒行政准备资产清单；倒数第五个工作日，提醒IT准备权限回收；离职当天，自动触发一封邮件给财务，附上已确认归还的设备列表。

但问题又来了——OA系统不支持按‘倒数第N天’这样的逻辑自动推算时间，而且一旦有人请假或流程延后，所有节点都得手动调整。更麻烦的是，有些交接事项需要实际确认，比如‘工位清理完毕’，必须保洁签字才算闭环，而OA没法让保洁阿姨在手机上点‘确认’。

就在她快放弃的时候，同事提到他们部门用了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能自己搭流程，还能设置多重条件触发提醒。

小周抱着试试看的心态注册了一个账号。第一天，她用拖拽的方式建了个‘离职交接表’，字段包括姓名、部门、最后工作日、交接人、各项任务状态（设备归还、权限关闭、文件移交等）。然后她设置了三条自动化规则：

1. 当‘最后工作日’减去今天 ≤ 5 天时，自动向IT负责人发送站内消息和微信提醒，标题为【即将离职】请准备回收邮箱与门禁权限；
2. 当‘设备归还’状态变为‘已归还’时，自动通知财务人员进行资产销账，并生成一条待办；
3. 当所有必填项完成且状态为‘已完成’时，自动向HR发送汇总报告，标记该员工交接闭环。

最让她惊喜的是，系统支持外链填写。她把‘工位清理确认’做成一个简单表单，生成二维码贴在每个工位上。保洁打扫完，用微信扫一下，勾选‘已清洁’‘物品无遗留’，数据就自动同步进主表。

不到一周，这套流程就跑顺了。上个月有6人离职，所有交接事项平均提前1.8天完成，IT反馈说终于不用等到月底对账才发现漏关权限，财务也说资产回收清单比以往完整得多。

有天她路过茶水间，听见两个部门经理聊天。一个说：‘现在员工一提离职，各环节自动就动起来了，我们连催都不用催。’另一个笑：‘是不是行政换了新系统？怎么突然这么丝滑？’

小周没说话，低头喝了口咖啡。她知道，真正的管理效率，不是靠人盯人，而是让系统在恰当的时间，把恰当的事，推给恰当的人。