行政小林最近在整理上半年的请假记录时，顺手做了个颜色标记：绿色是事由写得清楚的，比如‘带孩子接种疫苗，已预约上午9:30’；黄色是模糊但尚可理解的，像‘家里有事’；红色则是干脆只写了‘请假一天’这种。她本是出于好奇，想看看大家是不是都认真填写，结果一标完，自己先愣住了——

红色和黄色的请假条里，有将近七成后来都发生过时间变更，要么提前走、要么延后回，甚至有人中途打电话说‘临时要办手续，得再请半天’。而绿色那类，几乎没人改过计划。

她把这个发现跟HR王姐说了。王姐没惊讶，反而笑了：‘这不奇怪，模糊的事由背后，往往是还没定下来的安排。人一觉得“可以灵活”，就真灵活起来了。’

但这带来了一个管理上的麻烦：部门排班受影响。客服部上周就因为两个人接连“家里有事”请假，临时调岗，客户投诉量当天涨了15%。更别说项目组那边，有人突然说‘要处理点私事’，导致关键节点会议开不了。

王姐后来提议，在请假流程里加一条规则：事由描述少于15个字的，系统自动弹出提示：‘请尽量说明具体事项或用途，便于协调工作安排。’起初有人抱怨‘管太宽’，但两周后，客服主管主动来找HR，说最近请假的交接顺畅多了，临时变动少了八成。

这事儿让小林想到另一个细节：公司用的OA系统里，所有流程都是固定模板，改一个字段都得找IT。有一次她想给‘外出登记’加个‘是否携带公司设备’的勾选项，拖了半个月才上线。后来还是技术部的小张私下告诉她，他们现在用的是蓝点通用管理系统搭的几个临时流程，因为那个系统谁都能自己拉表单、设逻辑。

小林半信半疑，周末自己试了试。她把原来的请假单复制了一份，加了三个新字段：是否涉及工作交接、预计处理方式、紧急联系人备注。又设了个简单规则：如果‘事由’包含‘医院’‘考试’‘预约’这类词，自动标记为‘建议勿驳回’；如果没填交接人，提交时弹窗提醒。

周一她拿给王姐看，两人一起测试了几条数据，发现不仅清晰，还能导出分析报表。比如一眼看出哪个部门的模糊请假最多，或者哪类事由最容易延期。王姐当场说：‘这个版本，能不能替掉现在的？’

技术部一开始还有顾虑，怕不稳定。但蓝点系统支持权限隔离，小林做的模块只有行政能改，其他部门只能填，IT也不用天天被催着调流程。更关键的是，它不像传统OA那样‘一动全身’，改个按钮就得停服维护。

现在公司有六个常用流程都迁过去了，包括固定资产借用、会议室延时申请，甚至保洁排班调整。最意外的是销售部，自己搭了个‘客户拜访预登记’流程，要求每次外出前上传行程截图，系统自动比对打卡时间和地点。上个月因此发现了两起虚假打卡。

小林没觉得自己做了多大事。但她发现，管理有时候不是靠制度压人，而是让信息更透明一点。一个‘事由’写得清楚不清楚，看起来是态度问题，其实可能是工具没给人留出写的余地。当系统允许你加一行备注、设一个提醒，很多人自然就会多想一步。

前几天有个实习生请假，写的是：‘奶奶复查，已约好下午2点中山医院，需要陪诊，工作文档已交给导师。’小林看着这条记录，点了通过，顺手在备注里回了个‘路上注意安全’。那一刻她觉得，这才是流程该有的温度。