去年冬天，公司临时接到一个大项目，需要连续三周周末加班。行政主管老陈负责排班协调，他拉了个微信群，挨个问谁有空、谁能调休、谁孩子要上学。消息发了一晚上，第二天早上还有人没回复。等名单终于凑齐，财务发现有两个同事被漏掉了调休记录，人力又得重新算考勤。

这事之后，老板随口说了句：‘能不能搞个系统自动排？’ 老陈一开始不以为然，觉得排班能有多复杂？直到下个月团建活动报名，又是表格接龙、又是私聊确认，有人报了名却没收到通知，现场少了四个人，订的餐都浪费了。

他这才意识到，自己每天花在‘协调信息’上的时间，远比想象中多。而问题的核心，不是人不配合，而是信息散落在微信、邮件、Excel里，没人能一眼看清全貌。

我们公司不算大，六十多人，但部门交叉多，行政要管会议室预订、值班安排、设备借用、节假日轮岗，甚至员工生日提醒。以前这些事靠经验+记忆+Excel，现在明显不够用了。老陈试过几个专门的排班软件，要么太重，只适合工厂倒班；要么太死板，改个流程就得找客服。

后来听朋友推荐，试了蓝点通用管理系统。一开始也没抱太大希望，毕竟名字听起来像那种万金油工具。但上手才发现，它和别的软件不一样——你不买功能，你是自己搭功能。

比如排班这件事，老陈在上面建了个‘值班管理’模块。先把所有员工信息导入，再设置规则：每人每月最多值两次周末班，怀孕同事自动排除夜班，技术部周三下午固定培训不排任务。系统会根据这些条件自动生成初版排期，然后发到小程序让人确认。谁点了‘冲突’，就手动微调，调整过程还能留痕。

最让他惊喜的是，这个模块还能和其他数据打通。比如某人申请了年假，HR在系统里批完，排班表自动避开那几天；办公室空调坏了，维修工单一开，对应区域的值班人会收到提醒去配合检修。信息不再是一个个孤岛。

后来他又顺手做了个‘会议室使用热力图’。把每次预约的时间、时长、人数记下来，跑了一个月数据，发现每周二上午十点到十二点，四个会议室全满，但平均使用率只有62%——很多人订两小时，实际四十分钟就走了。于是行政出了新规：超过一小时未签到自动释放，高频爽约者限制下周预订权限。两周后，会议室周转率提升了37%。

这事儿传到管理层耳朵里，CEO开玩笑说：‘老陈现在是用KPI管行政了？’ 其实哪有什么KPI，就是把过去靠‘感觉’和‘惯例’的事，变成可记录、可分析、可优化的动作。

最近他还搞了个小创新：把新员工入职流程也搬了上去。从offer确认开始，系统自动触发一系列任务——邮箱开通、门禁卡制作、电脑领取、导师分配，每个环节负责人会收到待办提醒。新人还没到公司，所有准备就已经走完80%。上周有个实习生第一天上班，九点半坐下，十点就能开工写文档。带教的同事感慨：‘终于不用花半天教人连WiFi了。’

其实很多管理问题，不是出在人不行，而是工具太原始。我们总以为只有生产、销售才需要系统支持，却忘了行政、后勤这些‘润滑剂’部门，一旦卡壳，整个组织都会咯噔一下。

现在老陈的电脑桌面还贴着一张便签：‘别让沟通成本吃掉工作效率’。他说这不是什么高深理念，就是上次排班搞砸后，自己悟出来的。而那个曾经觉得‘排班而已，何必搞系统’的人，现在逢人就问：‘你们的零散流程，有没有试过自己搭个管理工具？’