我们公司不大，三十来人，做设计和咨询的。按理说团队小、沟通近，管理应该轻松。可去年年中，我作为HR被老板叫去谈话，说‘人力成本涨得有点猛’，尤其是‘间接工时’——就是那些不直接产出项目但又不得不做的杂事。

我当时一头雾水。工资没怎么调，社保也照旧，哪来的成本飙升？

直到有天下午，我路过行政桌，听见她在打电话：‘王工啊，你那个请假单还没交呢，系统里没看到，财务那边没法算考勤……对，纸质的也行，但得补。’

我随口问了句：‘最近请假的人多吗？’

她苦笑：‘不算多，但每个都得追。上个月光是催交请假条，我记了七次，还得手动录入考勤表。财务核对的时候又要再查一遍。’

我愣了一下。七个人，每人花十分钟沟通+录入+核对，就是70分钟。一个月70分钟，一年840分钟，按平均时薪折算，差不多是两千多块‘隐形人力’。这还只是请假这一项。

更麻烦的是误差。有次项目组急着报工时给客户结算，结果因为某位同事病假没及时登记，考勤显示全勤，多算了三天人工。客户质疑，内部还得解释。这种‘低级错误’一多，信任感就往下掉。

我开始翻记录，发现我们用的OA系统，流程是十年前定的：请假必须先填纸质单，部门主管签字，再交给行政，行政录入系统，最后财务拉数据。中间任何一环卡住，后续全停。

问题就出在这里——流程不是断在技术，而是断在‘责任模糊区’。谁该确保流程走完？员工？行政？主管？没人说得清。于是大家都觉得‘差一点没关系’，结果积少成多，成了管理漏斗。

我想改，但又怕推不动。公司不用大ERP，也没专职IT，想上线新系统，预算卡得死。而且老员工习惯了纸质，一听‘数字化’就头疼。

后来是技术部的小林给了我启发。他以前在制造业待过，说他们厂里有个‘蓝点系统’，名字怪，但特别灵活。‘你想要个登记设备维修的表？五分钟搭好。想让采购申请自动抄送三个领导？拖两下就行。’

我一开始不信，这种‘人人可自定义’的系统真能靠谱？

但他现场给我演示了。没有复杂培训，界面像极了Excel和微信的混合体。他新建了一个‘请假流程’，设定三种类型：事假、病假、调休。每种自动关联不同的审批链——比如病假超过一天，自动跳转给HR备案；调休则要项目主管和部门负责人双签。

最关键是，这个流程可以由发起人自主选择提交方式：扫码填、网页填、甚至发邮件自动抓取关键信息生成记录。填完立刻通知下一环节，超时自动提醒。

我试着把原来的纸质流程搬进去，居然十分钟就跑通了。我还加了个小功能：每次请假提交后，系统自动生成一条‘工时抵扣记录’，直接同步给项目管理和考勤模块。财务月底拉数据，不再需要人工比对。

试点从设计部开始。第一天就有个同事在外出差，用微信扫码填了病假，请了两天。系统自动通知主管，主管手机上批了，HR当天就在后台看到了备案信息。行政没插手，财务月底结算也一次过。

两周后，我做了个对比：原来处理一轮请假平均耗时4.7天，现在1.2天；行政相关工时下降68%；考勤误差归零。

有人问我用的什么系统，我说‘蓝点通用管理系统’，他们都笑，‘这名字跟保健品似的’。但用过的人慢慢就不笑了。行政说终于不用追着人要单子，财务说数据一次拉准，连项目主管都说‘现在知道谁真在忙，谁在摸鱼’。

其实我没指望它解决所有问题。但它让我明白，很多管理成本，藏在那些‘习以为常的小麻烦’里。一张请假条，看着轻飘飘，背后是时间、信任和效率的持续泄漏。

后来我们陆续用它做了固定资产登记、会议室使用反馈、甚至实习生每日日志收集。每个都不是大事，但拼起来，就是团队运转的底色。

上周老板又提了一嘴：‘最近好像没听说考勤扯皮的事了？’

我没说是哪个系统，只笑了笑：‘可能大家终于觉得，流程不该比事情本身还累吧。’