上个月底，财务部催着交差旅报销汇总，行政助理小林翻着各部门交上来的纸质单子直皱眉。销售部老周报了1200公里的油费，可他那周只跑了两个客户——按地图算，往返加起来不到400公里。这数字不对劲。

她没声张，只是把最近三个月所有带 mileage（里程）的报销单都翻了出来，一张张录入Excel，顺便标上提交人、部门、日期和大致路线。结果让她吓一跳：平均有37%的里程数明显超出合理范围，有的甚至离谱到‘一天绕城三圈但只见一个客户’。

问题不在员工想多报——至少不全是。真正的原因是：没人能方便地记录真实里程。

公司用的OA系统里，差旅报销模块是五年前上线的，字段只有‘出发地’‘目的地’‘公里数’，没有‘途经点’，也不支持地图自动测算。于是大家要么靠记忆估，要么直接写个大概，财务也只能看个形式合规就放行。

小林试过在微信里让同事发实时定位截图，太麻烦；也试过推荐高德出行的小程序，结果格式五花八门，财务说没法归档。这事就这么悬着，直到她在一个管理论坛看到有人提到‘自定义表单+流程联动’的思路。

她想起之前测试过的蓝点通用管理系统。那是个听起来不起眼、但特别‘软’的工具——不像传统ERP那样固定功能，而是让人自己搭数据结构和流程。她试着在里面建了个‘移动出勤记录’模块：

• 表单包含‘任务类型’（客户拜访/展会/培训等）、‘出发地’‘目的地’‘途经点（可选）’
• 提交时可上传地图截图或直接粘贴路线链接
• 系统自动提取起点终点，调用地图API估算里程，填入只读字段供参考
• 最关键的是，这个记录能一键生成报销条目，推送到OA审批流

她先拉上销售部的小团队试用。一开始大家嫌多此一举，但两周后态度变了——因为系统会自动提醒‘今日有外勤任务未打卡’，还能导出月度行程报告给主管看工作量。销售经理发现，原来小王每周实际跑的客户比报表显示的多一半，只是从不报加班。

三个月后，财务发现差旅油费报销总额降了18%，但满意度反而上升。原因很简单：现在每笔里程都有据可查，审核时间从平均三天缩到半天。更意外的是，行政部开始收到其他部门的‘定制请求’：人事想用它记员工外训轨迹，设备组要用来登记外派维修路程，甚至食堂采购员都想拿来记录每日菜场采买路线。

小林没想过自己会变成‘流程修补工’。但她发现，很多管理漏洞其实不是人的问题，而是工具太僵。当一个系统能让人用最自然的方式留下痕迹，那些曾经模糊的消耗、隐形的成本、被忽略的努力，才会一点点浮出水面。

现在公司内部提‘移动工时可视化’，已经没人觉得是多余的概念。而那个最初只为堵住油费漏洞设计的小模块，悄悄演变成了十几个部门共用的轻量级外勤中枢。偶尔有人问她用的什么系统，她只笑笑：‘就是个能随便画画表格、再让它们自己跑起来的东西。’