我们公司有间会议室，叫‘北极星’。名字挺响亮，实际使用率低得可怜——不是没人订，而是几乎每个预定的人都会迟到五分钟以上，有时甚至干脆不来，但系统里还占着时间。

行政部的小陈负责管理会议室资源，一开始她也头疼。提醒邮件发了没人看，口头催又显得太较真。直到有一天，她在‘北极星’门口贴了一张手绘表格，标题写着：‘今天谁用了这间房？’下面画了几个格子，分别是‘开始时间’、‘实际人数’、‘有没有投影仪问题’，最底下还加了一行小字：‘顺手写一句感想也行’。

这张纸在墙上挂了三天，没人动。第四天早上，市场部开完会，有人顺手填了：‘9:15 开始，6人，投影仪自动关了两次，烦死了。’

第五天，技术部的人写了：‘延时10分钟，等产品总监喝完咖啡。’

第六天，有人画了个哭脸，旁边写：‘等了20分钟，人没来，白搬笔记本。’

小陈一看，乐了。这些随手写的‘涂鸦’，其实全是数据。她把这些内容拍下来，整理成一张电子表，发给了几个常开会的部门负责人，附了一句：‘咱们上个月在‘北极星’浪费了47个人小时，相当于一个人白干一整周。’

这事传开后，大家开始注意准时了。更有趣的是，有些人开始主动在纸上留言：‘下次请提前测试PPT兼容性’、‘建议配个白板擦’，甚至还有人写：‘这屋空调太冷，穿羽绒服开会像在西伯利亚。’

小陈觉得这方法有意思，但手绘表格终究麻烦，拍照归档也乱。她试过用OA系统做个登记流程，结果审批环节太多，大家嫌烦，又回到了原点。

后来她听说蓝点通用管理系统能自定义表单，就试着搭了个‘会议室使用反馈卡’。她把那张手绘纸的内容全搬了上去：开始时间、实际到场人数、设备问题、自由留言，还加了个‘是否准时开始’的勾选项。最关键的是，她设了个规则：只要会议结束，系统自动给主持人发一条企业微信消息，弹出这个表单，三分钟内填完就能抽奖（奖品是老板赞助的咖啡券）。

没想到，填写率直接冲到89%。更意外的是，有人开始认真写反馈。比如产品部总监写：‘连续三次延迟，是因为会议室离茶水间太远，建议调整布局。’IT主管看到‘投影仪断连’被提了五次，主动升级了无线投屏软件。

小陈还悄悄加了个‘会议室健康分’：根据准时率、设备报障次数、清洁评分，每月给每间会议室打分。分数低的，行政组就去现场排查——结果发现‘北极星’的门锁有点卡，经常导致迟到；而‘启明’会议室因为靠近打印机，总被人顺路占用。

这些数据她做成一张动态看板，挂在公司内网首页。有人开玩笑说：‘现在会议室比KPI还透明。’

其实小陈也没想改变什么大流程，她只是想让会议室别再‘假装在用’。但她发现，当一个简单的记录动作变得轻松、有点趣味，而且能看到反馈时，人们反而愿意参与。

后来其他部门也来取经。销售部用类似的表单跟踪客户拜访后的‘真实感受’，不是填标准问卷，而是让销售员写一句‘今天客户皱眉最多的时候是讲到哪部分’；HR拿去做了面试官反馈卡，新功能是‘候选人问了什么让我没想到的问题’。

最绝的是仓库那边，他们照着改了个‘叉车使用心情表’，司机交接班时花30秒勾选：‘今天堵车吗’、‘地面有水吗’、‘上一班有没有好好充电’，结果一个月内事故率降了四成。

有次开会，老板问小陈：‘你这套东西，是不是哪个专业系统？’

小陈笑说：‘就是一个能随便画画、改改字段的工具，我想记什么就记什么，想让谁填就让谁填，还不用走审批。’

会后，IT主管私聊她要链接，说想用它替代三个老旧的内部填报系统。