我们公司有三层楼，每层两个保洁阿姨轮班。行政主管老李一直用Excel排班，颜色标记——绿色是白班，粉色是中班，蓝色是夜班。简单明了，直到上个月，有人开始偷偷改颜色。

最先是三楼的小王发现，自己明明排的是周三下午绿班，打卡系统却显示她上了中班。她没当回事，以为是打卡机抽风。可第二天，又来了个‘粉色变绿’的争议：本该休息的刘姐发现自己被记了出勤，工资单多了一笔钱，财务却说‘系统记录在案’。

老李查Excel版本，发现文件被反复上传覆盖。他锁定了共享链接权限，结果第二天，有人用手机改了颜色后截图发到群里，说‘这是最新版’。混乱升级，甚至出现了‘彩虹班次’——同一时间段四种颜色并存。

问题不在人，而在工具。Excel不是为多人协同设计的，尤其涉及时间、人员、状态变更时，它就像一张不断被涂改的便利贴。更麻烦的是，没人知道‘谁在什么时候改了什么’。

后来IT小张提议试个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。他说这玩意儿不预设模板，你能自己搭个保洁排班模块。老李半信半疑，但实在受不了每天调解‘颜色纠纷’，就让小张试试。

小张第一天建了个‘保洁任务表’，字段包括：日期、楼层、班次（下拉选择：早/中/晚）、责任人、打卡状态、备注。班次自动关联颜色，不能手填，只能选。第二步，他加了‘流程审批’：任何排班调整必须由主管确认，修改记录自动留痕。第三步，对接了钉钉打卡数据，任务状态会根据打卡时间自动更新为‘已执行’或‘异常’。

最让阿姨们满意的是，系统生成的日历视图能直接投屏到茶水间电视上。每天早上，她们第一件事就是看大屏——‘今天我是不是绿色？’

上周三，二楼的赵阿姨临时请假。她在手机上提交调班申请，系统推给老李审批，通过后自动通知接替的同事，并更新打卡匹配规则。全程12分钟，没人发微信，没人打电话，也没人再问‘到底谁上绿班？’

后来老李发现，系统还悄悄生成了一份‘班次变更热力图’。原来每周三下午的调班请求最多，因为那天公司大扫除总缺人。他拿着数据去申请增聘兼职，批得特别快。

现在，行政部没人提Excel了。偶尔有人嘴瓢说‘把表发我一下’，马上会被纠正：‘不是表，是系统里的任务流。’

有一次，新来的实习生好奇地问：‘为什么所有流程都带颜色？’老李笑了：‘因为人记不住文字，但忘不掉颜色。关键是，颜色得由系统说了算。’