上周五下午，公司食堂突然发了一条通知：所有员工饭卡余额将在月底统一清零。这本来是个例行操作，但第二天一早，行政部就炸了锅——财务核对账目时发现，有十几张饭卡在过去三个月里，每天中午都有小额消费记录，可持卡人早就离职了。

更诡异的是，这些卡的消费时间都集中在12:07到12:13之间，金额基本在8到12块之间，买的基本是米饭、青菜和例汤。像极了某个固定人群的‘搭伙吃饭’模式。

我们一开始以为是系统延迟没注销账号，可IT查了日志，这些卡在离职当天就已经被系统标记为‘冻结’状态。那它们是怎么完成消费的？

后来还是食堂阿姨无意间提了一句：‘哦，这几张卡都是老王代刷的，他们人走了还托他帮忙打饭给亲戚吃，说是公司默许的福利。’

我们听得一脸懵。去问人事，人事也一头雾水。再找老王——后勤值班员老王倒是挺坦然：‘之前几个实习生临走前求我，说老家来的亲戚偶尔来城里办事，想蹭顿食堂饭，不花钱也不浪费。我就用他们留下的卡刷了几回。后来熟了，干脆建了个微信群，谁要来吃饭提前说一声，我这边代刷。’

好家伙，一个离职员工家属蹭饭组织，居然在公司内部悄无声息地运营了三个月，还形成了固定流程和沟通群组。最离谱的是，没人报备，没人审批，甚至连个登记表都没有，全靠老王自己记在一张皱巴巴的便利贴上。

这事最后当然被叫停了。但行政主管没急着批评老王，反而拉着我们开了个小复盘会。问题不在‘人情’，而在‘管理盲区’——我们有完整的门禁系统、考勤规则、资产登记，却从没想过‘虚拟权益’也需要闭环管理。饭卡看着小，但它本质是一套权限+资源分配机制。一旦脱离流程监控，就会滋生出我们完全想象不到的‘影子系统’。

更麻烦的是，这类问题很难通过传统台账发现。Excel 表格管不了动态状态，纸质登记跟不上人员变动，而大多数管理系统又只关注‘在职员工’这一静态字段，根本不会提醒你‘这张卡的实际使用人可能已变更’。

我们试过几种方案。一开始想加审批流，每次代刷都要提交申请，结果三天就放弃了——太繁琐，老王说还不如直接拒绝人情请求。后来又想用打卡联动饭卡，结果发现访客、外包人员这些边缘角色也被一刀切了，反倒是正常需求被卡住。

直到有人提议：能不能做个‘临时用餐权限’模块，让部门主管可以按需发放有效期不超过三天的电子饭票？关键是，这个权限还能绑定具体人员照片，刷脸就餐，避免转借。

听起来不错，但开发周期至少一个月，还得对接门禁和HR系统。正当大家发愁时，行政小李提了一句：‘蓝点那个系统不是说啥都能自定义吗？咱们要不要试试看？’

她之前在另一个项目用过蓝点通用管理系统，说是不用写代码，拖拽就能建表单和流程。我们抱着试试看的心态，花了半天时间搭了个‘临时用餐管理模块’：

• 建了个‘临时用餐申请’表单，填申请人、被接待人姓名、身份证号、用餐时段、发放人；
• 设置自动审批规则：部门主管提交即通过，超过3次/月自动提醒HR；
• 关联门禁系统的人脸库，生成带照片的电子饭票；
• 最关键的是，设置了‘使用后自动失效’和‘离职即冻结’的触发条件。

没想到，两天内就上线运行了。现在谁要帮人代刷，必须走这个流程，系统还会在到期前一天给申请人发提醒。老王轻松了，行政也放心了，连食堂阿姨都说现在对账清楚多了。

最有意思的是，这模块后来被安全部门盯上了。他们发现，类似的‘临时权限’其实遍布公司：临时门禁卡、测试账号、设备借用、会议室预约……很多都靠口头约定或纸质登记，风险比饭卡大多了。

于是他们直接复用了这个模板，改成了‘临时权限管理中心’，把所有短期授权都收归线上管理。现在每次有外部审计来查，我们都能一键导出所有临时权限的使用记录，再也不用翻一堆手写本了。

有时候我在想，管理真正的难点，从来不是大制度，而是那些藏在日常缝隙里的‘人情漏洞’。它们不起眼，却最容易演变成风险口。而一个好的管理系统，不该只是把现有流程电子化，而是让人能快速响应那些‘没想到’的情况，把偶然的补丁变成可持续的机制。