我们公司有28名保洁员，分早中晚三班，负责五栋楼的清洁。以前排班全靠行政老刘手敲Excel，谁有事请假，他就拿红笔在打印出来的表上划几下，再手动补人。看上去井井有条，其实漏洞百出。

去年年底，财务部突然发现一笔异常：保洁外包费用比预算超了17%。合同明明是按人头包干的，怎么会超？

查了一圈，问题出在‘临时顶班’上。比如夜班小王感冒请假，老刘就让白班的小李连轴转。这在Excel表上只是换个名字，没人意识到——小李这天实际工作了14小时，超出合同约定的工时上限，触发了双倍结算条款。

外包公司没声张，默默记了账，年底一次性结算时才亮出这笔‘合规加价’。我们吃了哑巴亏。

这事之后，行政部被要求‘精细化管理’。但怎么管？继续靠老刘的手写批注？显然不行。

后来IT部推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是能让非技术人员自己搭管理应用。我抱着试试看的心态，用它重建了保洁排班体系。

第一步，我把所有保洁员的基本信息录入系统，包括所属班组、合同工时上限、单价标准、可替岗区域等。这些字段都可以自定义，比如‘可替岗区域’是下拉选择，避免安排错楼层。

第二步，我建了个‘智能排班表’，支持拖拽式排班。最关键是加了三条自动规则：

1. 每人每日总工时超过8小时自动标黄，超过10小时标红；
2. 连续上岗超过两天弹出预警；
3. 替班记录自动关联结算成本，实时累加当月预估费用。

刚开始大家不习惯，觉得系统太‘较真’。有一次，行政小张想让一个员工临时多盯一小时会议室布场，刚在系统里延长排班，手机就收到提醒：‘该员工今日累计工时已达9.5小时，继续增加将触发超时计费，预计额外成本85元。’

她吓一跳，赶紧协调其他人接手。就这么一次，省了钱，也让她意识到过去那种‘灵活安排’有多危险。

更意外的是，系统跑了一个月后，生成了一份‘隐性成本分析’报表。数据显示，过去三个月因替班不合理导致的潜在超支高达2.3万元。其中最夸张的一天，三个员工同时超10小时，系统测算若按合同执行，那天光加班费就该付4000+。

我们拿着这份数据重新和外包公司谈判，对方一开始不认，直到我们导出带时间戳的排班变更记录和工时计算逻辑，他们才服气。最终达成补充协议：超时必须提前报备，且单日超时总成本封顶。

现在，每月初系统会自动生成‘预算对照表’，把排班计划和成本预测一起发给行政和财务。老刘说，他终于不用半夜爬起来改Excel了，系统自动排完还能发短信通知每个人。

有次保洁队长开玩笑：‘你们这表咋还会算账？比我们包工头算得还精。’

其实哪是表会算账，是把人的经验变成了可执行的规则。以前靠记忆和默契的‘灰色操作’，现在都摊在阳光下。有人嫌麻烦，但我知道，那2.3万不是省下来的，是本来就不该花的。